BAS Управління автотранспортом. Стандарт

Програма дозволяє управляти власним автопарком, автоматизувати диспетчеризацію перевезень та оперативний облік в усіх супутніх ділянках (робота водіїв, паливно-мастильні матеріали, автомобілі та агрегати, ремонти, запчастини і витратні матеріали тощо). Відмінна особливість програми — продуманий довідник тарифів, що дозволяє гнучко налаштовувати дію складних тарифів для контрагентів, маршрутів, моделей транспортних засобів та інше.

Рішення складається з наступних основних підсистем:

• Управління автопарком;
• Управління замовленнями і диспетчеризація;
• Облік подорожніх листів;
• Облік ПММ і технічних рідин;
• Облік ремонтів і агрегатів;
• Облік ДТП і штрафів;
• Складський облік запчастин і витратних матеріалів;
• Облік роботи водіїв;
• Взаєморозрахунки з контрагентами;
• Облік доходів і витрат;
• Обмін даними с «BAS Бухгалтерія».

Функціональні можливості

Управління замовленнями і диспетчеризація

Вирішуються такі завдання:

• Облік та розподіл замовлень на автомобілі;
• Облік рознарядок;
• Робота з маршрутними листами.

ПП «BAS Управління автотранспортом. Стандарт» має зручну систему обліку і розподілу замовлень на автомобілі.

Замовлення на автотранспорт можуть враховуватися від внутрішніх підрозділів компанії і від сторонніх контрагентів.

У замовленні на транспортний засіб (ТЗ) враховуються:

• адреси та часові вікна доставки вантажів;
• параметри і характеристики вантажу;
• послуги, що надаються в рамках перевезення вантажу;
• вимоги до транспорту.

У програмі можливо формувати добові рознарядки на транспорт. Виписка рознарядки на випуск автомобілів відбувається з урахуванням різних режимів роботи ТЗ і графіків роботи водіїв.

АРМ Диспетчера

Основне призначення АРМ — допомога у відпрацюванні замовлень покупців і формування завдань на перевезення.

Можливості:

• Швидкий підбір замовлень;
• Заповнення документів «Маршрутний лист»;
• Робота з журналом «Маршрутні листи»;
• Робота з журналом «Подорожні листи»;
• Групове формування і друк документів «Рознарядка».

Взаєморозрахунки з контрагентами

Вирішуються такі завдання:

• ведення прейскурантів і тарифів на транспортні послуги;
• розрахунок вартості наданих послуг;
• формування документів реалізацій, рахунків та актів, реєстрів.

Відмінна особливість програми — продуманий довідник тарифів, що дозволяє створювати складні тарифи, гнучко налаштовувати їхню дію для контрагентів і договорів контрагентів, для маршрутів, для моделей ТЗ та ін.

У програмі можливо:

• налаштувати залежність величини тарифу від обсягу виконаної роботи;
• встановлювати фіксовані тарифи;
• створювати складні тарифи.

На підставі діючих тарифів програма може автоматично розраховувати вартість наданих транспортних послуг в документі «Товарно-Транспортна накладна», який може бути створений усередині подорожнього листа.

За довільний період часу для клієнтів можуть бути сформовані рахунки і акти послуг з різним ступенем деталізації.

Крім рахунків і актів можна сформувати реєстр наданих послуг.

Підтримується вивантаження документів реалізації в ПП «BAS Бухгалтерія».

Облік доходів і витрат

Вирішуються завдання:

• Облік прямих оперативних витрат на власний транспорт;
• Гнучка настройка бази для розподілу доходів і витрат;
• Облік інших витрат на автомобілі.

Прямі витрати визначаються на підставі подорожніх і ремонтних листів: вартість ПММ, вартість ремонтів і технічного обслуговування автомобілів, амортизація, знос шин.

Для кожної зі статей доходів/витрат, а також статей собівартості є можливість задати базу, спосіб і варіант розподілу між аналітиками.

Звіти за витратами можна отримувати в різних розрізах аналітики, наприклад, в розрізі замовлень на ТЗ, автомобілів, підрозділів або в розрізі замовників.

За підсумками роботи можна проаналізувати рентабельність роботи транспорту.

Управління автопарком

Вирішуються основні завдання:

• ведення довідника транспортних засобів;
• облік документів ТЗ та водіїв, контроль закінчення їх термінів дії;
• облік виробітку ТЗ і обладнання.

Вся основна інформація про автомобілі компанії зберігається у довіднику «Транспортні засоби та обладнання».

Норми проходження планового технічного обслуговування задаються за моделями ТЗ. Програма дозволяє налаштовувати норми ТО як за різними параметрами виробітку (пробіг, кількість виконаних операцій, напрацювання в мотогодинах і т. д.), так і в залежності від календарних строків.

При наближенні чергового ТО автомобіль потрапляє до звіту «Контроль термінів наближення ТО», а в списку ТЗ він виділяється спеціальною піктограмою.

Функціональні можливості програми також дозволяють:

• вести облік і контроль терміну дії будь-яких документів водіїв та автомобілів;
• завантажувати та зберігати скан-копії документів у системі.

При закінченні терміну дії документа в списку ТЗ автомобіль позначається спеціальною піктограмою, а зведену інформацію можна отримати у спеціалізованому звіті.

Інформація за простроченими документами автоматично переноситься до архіву.

Облік подорожніх листів

У програмі можна виписувати і обробляти подорожні листи різних видів:

• Легкового автомобіля;
• Вантажного автомобіля (погодинний, відрядний);
• Спеціального автомобіля;
• Міжміського автомобіля;
• Автобуса;
• Фізичної особи-підприємця;
• Рапорт про роботу будівельної машини.

Всі перераховані друковані форми подорожніх листів є уніфікованими.

Виписка подорожнього листа виконується як ручним введенням, так і автоматичною пакетною випискою. Режим пакетної виписки особливо зручний для підприємств з великим автопарком, оскільки дозволяє за короткий проміжок часу сформувати і роздрукувати подорожні листи з мінімальними трудовитратами диспетчера.

При обробці подорожнього листа програма розраховує параметри виробітку ТЗ і водіїв за рейсом (пробіг з вантажем, час в наряді, у роботі, у простої та інші), а також нормативні та фактичні витрати ПММ і технічних рідин (ТР) автомобілів.

На підставі даних подорожніх листів програма формує аналітичні звіти:

• Напрацювання обладнання в мотогодинах;
• Карка роботи ТЗ;
• Пробіг ТЗ;
• Виробіток транспортних засобів;
• Діаграма стану ТЗ (у вигляді діаграми Ганта) та інші звіти.

Облік ПММ і технічних рідин

Вирішуються такі завдання:

• Облік оборотів і витрати палива та ТР в розрізі кожного автомобіля;
• Облік фактів економії та перевитрат палива водіями в кожному рейсі;
• Контроль і інвентаризація залишків ПММ та тех. рідин на ТЗ.

Розрахунок нормативних і фактичних витрат палива

Для автомобілів можливо враховувати базові норми витрат ПММ, а також норми витрат палива на спеціальні роботи.

Є облік коригуючих коефіцієнтів ПММ (складні умови роботи, температурні коефіцієнти, сезонні надбавки).

Всі алгоритми розрахунку нормативних витрат палива розроблені відповідно до наказу Міністерства транспорту України.

Заправки і зливи ПММ

Основні можливості:

• Облік фактів зливів палива;
• Можливість проведення інвентаризації залишків палива в баках автомобілів;
• Облік заправок зі складу, за готівку, по пластиковій картці, за талонами, від постачальника;
• Можливість завантаження звітів процесингових центрів по деталізації заправок ПММ за пластиковими картами;
• Можливість порівняння завантажених заправок з чеками водіїв.

Повну картину за рухом палива і ТР можна проаналізувати за допомогою різних звітів:

• Відомість руху ПММ;
• Відомість приходу-витрати ПММ на ТЗ;
• Заправки ПММ;
• Порівняння заправок за пластиковими картками.

Облік ремонтів і агрегатів

Основні можливості:

• Облік заявок на ремонт;
• Облік планових ТО автомобілів і виконаних ремонтів у власній ремонтній зоні і в сторонніх автосервісах;
• Друк форми «Вимога-накладна» з документу «Ремонтний лист»;
• Облік агрегатів;
• Облік фактів встановлення і заміни шин, акумуляторів та іншої додаткової комплектації.

Програма дозволяє детально проаналізувати інформацію по всім майбутнім і виконаним ТО і ремонтам транспорту за допомогою звітів: «Планування ТО», «Графік ТО».

Є звіти для аналізу всіх використаних при ремонтах витратних матеріалів і запчастин, є можливість скласти рейтинг автомобілів за витратами на ремонт.

У підсистемі «Облік агрегатів та іншої комплектації автомобілів» виконується облік шин, акумуляторів, а також аптечок, рацій та іншої додаткової комплектації автомобілів.

Облік агрегатів ведеться в розрізі кожного автомобіля, а шин — ще й розрізі місць установки.

Для зручної роботи механіка в ремонтному листку передбачений майстер встановлення шин, який дозволяє швидко і наочно, використовуючи макети ТЗ, здійснювати такі операції:

• встановлювати, замінювати, знімати шини;
• перевіряти інформацію щодо наявних на автомобілі шин.

У програмі фіксується інформація про дату і місце установки кожної конкретної шини. На підставі даних за пробігом ТЗ програма розраховує поточний знос шин, встановлених в даний момент на автомобілі, що дозволяє заздалегідь спрогнозувати терміни їх заміни.

Облік ДТП і штрафів водіїв

У програмі ведеться облік дорожньо-транспортних пригод (ДТП).

Функціонал надає наступні можливості:

• Облік і оформлення документів про ДТП;
• Облік даних за заподіяному збитку ТЗ, по страхових виплатах;
• Ведення статистики причин ДТП, характерах порушень ПДР;
• Ведення рейтингу водіїв-порушників.

Звіти дозволяють проаналізувати причини аварійності, частоту участі в ДТП водіїв, порівняти суми виплат страхових компаній з витратами на відновний ремонт ТЗ.

У програмі також реалізовано облік штрафів, отриманих водіями.

Функціонал надає наступні можливості:

• Друк форми згоди для утримання штрафів з з/п;
• Зберігання фотографій порушень;
• Ведення рейтингу водіїв-порушників;
• Ведення аналітики за видами нарушений ПДР.

У відповідних документах заносяться дані про ТЗ та водія-порушника, характер порушення ПДР, суму штрафу і факт оплати штрафу.

Аналітичні звіти по штрафам дозволяють проаналізувати статистику щодо порушень ПДР, вивести рейтинг водіїв-порушників ПДР.

Складський облік запчастин і витратних матеріалів

Основні можливості:

• Облік надходження та списання запчастин, палив, технічних рідин і витратних матеріалів на склад;
• Облік видачі запчастин і витратних матеріалів;
• Внутрішнє переміщення номенклатури між складами;
• Списання товарів на автомобіль;
• Можливість проведення інвентаризацій;
• Контроль актуальних залишків товарів на складах.

Проаналізувати рух товарів на складах і залишки можна за допомогою різних звітів.

Облік роботи водіїв

Вирішуються основні завдання:

• Облік виробітку та робочого часу водіїв;
• Нарахування заробітної плати за подорожніми листами.

Функціональні можливості дозволяють:

• формувати, зберігати і друкувати індивідуальні графіки роботи водіїв на довільний період часу (місяць, рік і т. д.);
• формувати табеля обліку робочого часу.

Відомості про нарахування виплат водіям фіксуються в документі «Нарахування зарплати».

Ці дані можуть використовуватися для розрахунку оподаткування та формування звітності, а також можуть бути вивантажені в ПП «BAS Бухгалтерія».

Порядок ліцензування

Програмні продукти «BAS Управління автотранспортом. Стандарт» є захищеними і містять фрагменти коду, які не підлягають зміні користувачем, мають захист від несанкціонованого використання. При цьому реалізований принцип максимальної відкритості коду для забезпечення можливості адаптації продукту під потреби кінцевих користувачів.

Розширення кількості автоматизованих робочих місць для продуктів «BAS Управління автотранспортом. Стандарт» здійснюється придбанням клієнтських ліцензій на платформу (на 1, 5, 10, 20, 50, 100 і більше робочих місць) і клієнтських ліцензій на конфігурацію (на 1, 5, 10, 20, 50 або 100 робочих місць), в разі захисту конфігурації системою ліцензування конфігурацій (СЛК).

Кількість ліцензій на використання конфігурації і платформи визначається виходячи з потреби в максимальній кількості одночасно працюючих користувачів з конфігурацією.

Для роботи у варіанті клієнт-сервер необхідно придбати ліцензію на використання в серверному варіанті

Заміна типу захисту для продуктів «BAS Управління автотранспортом. Стандарт» не передбачена.

Сервісне обслуговування

Сервісне обслуговування програмних продуктів "BAS Управління автотранспортом. Стандарт" і підтримка користувачів в частині роботи з платформою здійснюється за договором інформаційно-технологічного супроводу (ІТС) з активним сервісом ІТС Галузевий 1-ї категорії.

При покупці будь-якої програми для автоматизації бізнесу (крім базових версій) користувачі мають право на пільговий період доступу до Інформаційної системи ІТС:

• три місяці доступу до Інформаційної системи ІТС без додаткової оплати;
• чотири місяці доступу до Інформаційної системи ІТС без додаткової оплати при оформленні доступу на 12 місяців за ціною 8 місяців.

Сервісне обслуговування по лінії ІТС включає:

• послуги лінії консультацій по телефону та електронною поштою:
  • Підтримка в частині платформи здійснюється Лінією консультацій: телефон +38 (044) 222-72-10, +38 (044) 222-72-45, електронна пошта  hotline@bas-soft.eu .
  • Поддержка в части конфигурации «BAS Управління автотранспортом. Стандарт»: телефон +38 (044) 581-42-84, электронная почта ukrauto@rarus.com.ua, Skype: rarus_ukr.
• отримання оновлень платформи і прикладних рішень BAS публікуються на сайті  https://dl.bas-soft.eu ;
• цілодобовий доступ до офіційного інтернет-ресурсу  https://its.bas-soft.eu/ , що містить методичні матеріали по налаштуванню і експлуатації системи, різноманітні консультації.

Після закінчення періоду безкоштовного сервісного обслуговування для продовження отримання перерахованих послуг, а також послуг партнерів по супроводу даного продукту, необхідно оформити платну підписку на ІТС та на сервіс ІТС Галузевий.