BAS Малий бізнес

«BAS Малий бізнес» — это готовое решение для управления и учета на предприятиях малого бизнеса. В программе реализовано все самое необходимое для оперативного учета, контроля, анализа и планирования на предприятиях с такими направлениями деятельности, как предоставление услуг (сервис), подрядные (проектные) работы, производство продукции, торговля.

Решение помогает повысить эффективность работы компании, предоставляя владельцам и руководителям широкий спектр инструментов для управления, а сотрудникам — новые возможности для продуктивной работы. Решение не перегружено излишней функциональностью, его можно легко настроить на особенности организации управления и учета в компании — это обеспечивает возможность «быстрого старта» и удобство ежедневной работы. Программа реализована полностью на управляемых формах. Это позволяет использовать ее в режиме толстого, тонкого или web клиента, то есть работать с системой из любой точки мира.

Функциональные возможности

Регистрация хозяйственных операций и формирование первичных документов хозяйственной деятельности предприятия — торгово-закупочных, финансовых, складских, производственных и др. — выполняются с помощью понятных экранных форм-аналогов бумажных документов с получением необходимых печатных форм.

Все данные — в единой информационной базе:

• база клиентов;
• банковские и кассовые операции, клиент-банк, платежный календарь;
• расчеты с контрагентами, персоналом;
• учет материалов, товаров, продукции;
• заказы клиентов, заказ-наряды;
• планирование и учет выполнения работ и оказания услуг;
• планирование и учет производственных операций;
• планирование загрузки ресурсов предприятия;
• торговые операции, в том числе розничные продажи;
• учет персонала, расчет заработной платы;
• учет затрат и расчет себестоимости;
• имущество, капитал;
• доходы, расходы, прибыли и убытки;
• регламентированная отчетность для ФЛП;
• финансовое планирование (бюджетирование) и др.

Широкий спектр отчетов обеспечивает владельцам, руководителям и сотрудникам возможность быстро получать информацию — в удобной для работы и принятия решений форме, с требуемой оперативностью и детализацией.

Программа не предназначена для ведения бухгалтерского и налогового учета — для этих целей удобно использовать «BAS Бухгалтерія», и пользоваться выгрузкой данных в это прикладное решение. Программу можно использовать для нескольких компаний или частных предпринимателей — как независимых, так и работающих в рамках одного бизнеса. При изменении масштабов и структуры бизнеса, подходов к управлению или организации работ программа может быть перенастроенная без больших затрат времени и денег.

Маркетинг и продажи

«BAS Малий бізнес» поддерживает ведение товарного ассортимента, цен и скидок предприятия, планирование продаж, а также работу с покупателями и заказчиками.

В программе автоматизированы операции с товарным ассортиментом:

• регистрация и хранение номенклатуры товаров и услуг предприятия;
• регистрация, хранение различных видов цен номенклатуры, печать прайс-листа;
• регистрация видов скидок и наценок;
• установка и изменение цены, расчет цены по базовому виду цен, ценам номенклатуры или ценам контрагента, округление.

В программе поддерживается:

• хранение способа расчета цены (базовый вид цен и процент наценки), поддержка динамических и расчетных цен;
• хранение формата для вида цен номенклатуры, используемого при выводе цены в прайс-лист;
• хранение информации о пользователе, изменившем цену номенклатуры.

Планы продаж могут формироваться в натуральном и стоимостном выражении и составляться по предприятию в целом или по отдельным подразделениям. Для анализа эффективности продаж формируется план-фактный анализ продаж по отдельным подразделениям, номенклатурным группам и товарам.

Подготовка продаж и работа с клиентами в «BAS Малий бізнес» осуществляются операциями:

• регистрация и хранение контактной информации клиентов;
• регистрация договоров с покупателями;
• регистрация и хранение списка контактных лиц контрагентов и их контактной информации;
• регистрация событий при взаимодействии с покупателями и заказчиками — входящие и исходящие звонки, письма, встречи и прочее;
• регистрация заказов покупателей (заказ фактически является спецификацией к договору, в котором отражены виды товаров, работ, сроки поставки/выполнения, а также стоимость);
• регистрация заказов-нарядов (заказ-наряд является одновременно документом планирования выполнения работ и оказания услуг, а также фактическим документом, подтверждающим факт выполнения работ, оказания услуг, продажи товаров, учета материальных и трудовых затрат);
• объединение заказов покупателей в проекты;
• формирование графика отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг;
• обеспечение потребности в товарах, работах, услугах, образуемой заказами покупателей путем резервирования свободных остатков товаров на складах, размещения в заказах поставщикам и/или заказах на производство;
• отслеживание обеспечения заказа покупателя товарами, продукцией, работами и услугами.

Документальное оформление продаж продукции, работ и услуг осуществляется товарными накладными или актами выполненных работ, а также в заказах-нарядах. На основании документов продаж формируются налоговые документы.

Розничные продажи

«BAS Малый бизнес» может использоваться в автоматизированных и неавтоматизированных розничных торговых точках.

Поддерживается ведение количественно-суммового или суммового учета.

Предусмотрено формирование необходимой отчетности. Поддерживается формирование и печать этикеток и ценников.

Снабжение и закупки

«BAS Малий бізнес» обеспечивает поддержку процесса управления запасами предприятия. Службе снабжения оперативно предоставляется информация для определения и обеспечения внутренних и внешних потребностей в товарах и услугах: о наличии необеспеченных потребностей в товарно-материальных запасах, работах и услугах, о фактических закупках, об открытых заказах поставщикам и заказах на производство.

Обеспечение потребностей осуществляется резервированием товаров в свободном остатке в местах хранения, а также размещением в заказах поставщикам и в заказах на производство.

Для обеспечения процесса закупок товаров, услуг и работы с поставщиками автоматизированы операции:

• регистрация поставщиков и контактной информации;
• хранение цен поставщиков и конкурентов, печать прайс-листа контрагента;
• хранение вида цен, вида скидки, вида цен контрагента по договору;
• хранение информации о пользователе, изменившем цену номенклатуры контрагента;
• регистрация и хранение списка контактных лиц контрагентов и их контактной информации;
• регистрация событий при взаимодействии с поставщиками и подрядчиками — входящие и исходящие звонки, письма, встречи и прочее;
• оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения;
• формирование графиков поставок;
• расчет потребностей в запасах, определение дефицита запасов, формирование рекомендаций на пополнение запасов путем формирования заказов на производство или заказов поставщикам.

Поступление товарно-материальных запасов на предприятие может отражаться по различным схемам:

• поступление за плату от контрагента,
• приобретение подотчетным лицом,
• прием на реализацию от комиссионера,
• получение давальческого сырья и материалов в переработку.

Поддерживается функция регистрации поступления дополнительных расходов на приобретение товарно-материальных запасов.

Запасы и склад

Для ведения учета запасов предприятия на множестве складов предусмотрены следующие возможности:

• раздельный учет запасов — собственных товаров, материалов, продукции, а также товаров, принятых и переданных на комиссию, и материалов, принятых и переданных в переработку;
• учет произвольных характеристик номенклатуры (цвет, размер и т. д.), а также партий запасов;
• учет в разрезе ячеек мест хранения (зоны, стеллажи, полки и т. п.);
• перемещение запасов (между местами хранения, выдача в эксплуатацию и возврат из эксплуатации, списание на внутренние нужды);
• резервирование запасов (учет запасов и затрат в разрезе заказов покупателей);
• учет запасов в разрезе ГТД;
• использование ордерной схемы учета запасов (приходные складские ордера, расходные складские ордера);
• печать этикеток и ценников.

Поддерживаются функции инвентаризации запасов и отражения результатов инвентаризации — оприходование и списание запасов.

Работы, услуги, производство

«BAS Малий бізнес» поддерживает управление процессами производства продукции, выполнения работ, оказания услуг. Управление данными о составе и технологии выполняемых работ и производимой продукции осуществляется с помощью спецификаций. План-график производства продукции формируется заказами на производство; план-график выполнения работ, оказания услуг — заказами на производство и заказами-нарядами. Планирование загрузки ресурсов предприятия осуществляется заказами на производство и заказами-нарядами.

Регистрируемые заказы на производство имеют следующие особенности:

• могут являться источниками обеспечения потребностей по заказам покупателей;
• по заказам на производство рассчитывается потребность в материалах и комплектующих;
• в открытых заказах на производство могут быть размещены потребности, образованные новыми заказами покупателей.

«BAS Малий бізнес» позволяет регистрировать факт изготовления продукции. Выпуск может быть оформлен как в производственном подразделении, так и на складе (например, фасовка, сборка комплектов). Продукция числится за выпустившей ее структурной единицей и может быть перемещена в другую структурную единицу — например, на склад для последующей продажи или в следующий цех по технологическому маршруту.

Факт выполнения работы (оказания услуги) и сдача ее заказчику отражаются актом выполненных работ, а также непосредственно в заказах-нарядах.

Для планирования работ сотрудников служат две функции:

• сдельные наряды — используются для выдачи заданий на выполнение технологических операций производственного цикла исполнителям со сдельной оплатой труда; наряды могут быть индивидуальными и бригадными;
• задания на работу — используются для планирования загрузки сотрудников в рамках внутренних или внешних проектов.

Предусматривается регистрация фактических сведений о выполнении работ по нарядам и заданиям. Эта информация может быть использована в дальнейшем при расчете заработной платы, а также для оценки эффективности работы и проведения план-фактного анализа работы персонала.

Для учета затрат предприятия и расчета фактической себестоимости поддерживаются следующие функции:

• учет фактических затрат — ведется в необходимых разрезах в стоимостном и натуральном измерении;
• распределение материальных и нематериальных затрат, понесенных на выпуск, — может быть произведено как за указанный период, так и на основании конкретного документа выпуска;
• регламентный расчет фактической себестоимости выпуска при закрытии периода;
• отчет о себестоимости выпущенной продукции и выполненных работ.

Реализован простой механизм выполнения работ и оказания услуг в небольших фирмах с использованием заказов-нарядов (документов, совмещающих в себе функции заказа покупателя, счета на оплату, акта выполненных работ и расходной накладной для сферы сервисных услуг).

Денежные средства

«BAS Малий бізнес» позволяет вести учет денежных средств, а также формировать оперативный платежный календарь.

Управление денежными средствами включает:

• учет движения денежных средств в кассе и на банковских счетах,
• оформление первичных документов по банку и кассе,
• расчеты с подотчетными лицами,
• формирование платежного календаря,
• интеграция с системой «клиент-банк».

Зарплата и персонал

«BAS Малий бізнес» поддерживает кадровый учет персонала, включая сотрудников, работающих по совместительству, учет рабочего времени (табель) и расчет заработной платы сотрудников предприятия.  

Кадровый учет включает в себя следующие функции:

• оформление приема на работу,
• кадровое перемещение,
• увольнение персонала.

Возможности по расчету заработной платы:

• расчет заработной платы, налогов (НДФЛ) и взносов (ЕСВ) осуществляется в разрезе видов начислений и удержаний единым документом «Начисление зарплаты»;
• формирование платежных ведомостей на выплату зарплаты и аванса сотрудникам;
• учет рабочего времени — используется табель учета рабочего времени, позволяющий вести учет времени как по дням, так и сводно, за период.

В разделе предусмотрена возможность формировать аналитические отчеты по расчетам с персоналом, начислениям и удержаниям сотрудников.

Имущество

«BAS Малий бізнес» обеспечивает ведение учета имущества (внеоборотных активов) — основных средств и нематериальных активов организации:

• принятие к учету, изменение параметров,
• расчет амортизации,
• продажа и списание.

Финансы

В программе «BAS Малий бізнес» реализована возможность ведения управленческого учета, получения управленческого баланса, формирования и анализа финансового результата. Для этих целей в системе предусмотрен управленческий план счетов и механизм формирования управленческих проводок документов.

Благодаря наличию таких отчетов, как оборотно-сальдовая ведомость, денежные средства, доходы и расходы, прикладное решение позволяет формировать финансовую отчетность за произвольный период времени. Для учета доходов и расходов используется метод начисления либо метод начисления и кассовый метод. Аналитический учет доходов и расходов методом начисления ведется в разрезе направлений деятельности, подразделений, заказов покупателей, статей (счетов) доходов и расходов.

По данным управленческого учета пользователь получает возможность формировать основные финансовые отчеты:

• управленческий баланс;
• отчет о прибылях и убытках;
• отчет о движении денежных средств.

В системе существует возможность регистрации финансовых планов (бюджетов):

• прогнозный баланс,
• бюджет прибылей и убытков,
• бюджет движения денежных средств.

Также в разделе предусмотрены средства для начисления налогов, ввода и распределения прочих расходов, вызов процедуры закрытия месяца.

Для контроля деятельности предприятия со стороны руководителя предназначен «Монитор руководителя», в котором сведены основные показатели:

• остатки денежных средств на счетах и в кассах предприятия;
• дебиторская задолженность — общая, просроченная;
• кредиторская задолженность — общая, просроченная;
• прибыли и убытки;
• просроченные обязательства перед покупателями и заказчиками по отгрузке товаров и оказанию услуг;
• просроченные обязательства поставщиков и подрядчиков по поставке товаров и оказанию услуг.

Дополнительно можно получить следующую информацию:

• общие показатели: продажи, доходы и расходы, состояние оборотных средств (денежных средств, запасов и дебиторской задолженности);
• денежные средства: остатки и движение денежных средств в разрезе статей, за период;
• дебиторская задолженность: остатки и динамика за период, по срокам долга;
• кредиторская задолженность: остатки и динамика за период, по срокам долга.

Аналитические отчеты

Аналитические отчеты позволяют получать информацию по всем разрезам учета. Пользователь может самостоятельно задавать (настраивать) уровень детализации, параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач, а также сохранять собственные настройки отчетов.

Настройка параметров учета

В процессе настройки осуществляется:

• регистрация информации по организациям предприятия,
• регистрация структуры предприятия — подразделений, складов,
• настройка параметров учета,
• настройка сервисных функций,
• ввод начальных данных по разделам учета.

«Помощник начала работы» упрощает начало работы с системой. С его помощью пользователь, переходя от этапа к этапу, может заполнить учетные данные, ввести остатки на начало работы и выполнить основные настройки программы. Есть возможность отключения разделов учета, которые не используются на предприятии, например учет зарплаты или производства.

Интеграция с конфигурациями «BAS Бухгалтерія», «BAS Роздрібна торгівля»

Обмен данными с программами «BAS Бухгалтерія» и «BAS Роздрібна торгівля» двусторонний, с возможностью настройки направлений. Обмен производится на уровне документов и справочной информации.

Ограничения базовой версии «BAS Малий бізнес»

Базовая версия «BAS Малий бізнес» имеет ряд ограничений по сравнению с версией ПРОФ:

• не поддерживается ведение учета операций более одной фирмы в одной информационной базе; при этом имеется возможность ведения учета нескольких организаций в отдельных информационных базах на одном компьютере;
• с одной информационной базой в один момент времени может работать только один пользователь;
• не поддерживается формирование печатных форм регламентированной отчетности индивидуального предпринимателя — реализована только обмен с сервисом сдачи электронной отчетности «FREDO Звіт»;
• не поддерживается изменение конфигурации, можно применять только типовую конфигурацию и устанавливать ее обновления;
• не поддерживается работа в клиент-серверном варианте;
• не поддерживается работа распределенных информационных баз;
• не поддерживается COM-соединение и Automation-сервер.

  Если в организации возникнет потребность ведения многофирменного учета в единой информационной базе, одновременной работы нескольких пользователей или появятся другие задачи, которые не решаются в рамках ограничений базовой версии, то в этом случае организация сможет перейти на программу «BAS Малий бізнес» версии ПРОФ, не имеющей указанных ограничений.

Порядок лицензирования

Расширение количества автоматизированных рабочих мест осуществляется приобретением клиентских лицензий на платформу (на 1, 5, 10, 20, 50, 100, 300, 500 рабочих мест).

Для работы в варианте клиент-сервер необходимо приобрести лицензию на использование сервера платформы.

Обращаем внимание, что сервер МИНИ на 5 подключений рекомендуется приобретать для удаленной, а не для основной информационной базы.

Базовая версия может работать только в однопользовательском режиме, поэтому для этой версии не могут использоваться дополнительные клиентские лицензии для расширения количества рабочих мест, а также лицензия на сервер.

Зарегистрированные пользователи программных продуктов:

• BAS Малий бізнес
• BAS Малий бізнес. Комплект на 5 користувачів

имеющие действующий договор ИТС, могут заменить программную защиту основной поставки на аппаратную.

Для замены необходимо заполнить заявку (бланк заявки можно скачать здесь) и передать обслуживающей компании — члену САБ. Замена типа защиты платная.

Сервисное обслуживание

Поддержка зарегистрированных пользователей программных продуктов «BAS Малий бізнес» осуществляется Линией консультаций при наличии договора Информационно-технологического сопровождения (ИТС).

При покупке любой программы для автоматизации бизнеса (кроме базовых версий) пользователи имеют право на льготный период доступа к Информационной системе ИТС:

• три месяца доступа к Информационной системе ИТС без дополнительной оплаты;
• четыре месяца доступа к Информационной системе ИТС без дополнительной оплаты при оформлении доступа на 12 месяцев по цене 8 месяцев (схема 8+4).

Сервисное обслуживание по линии ИТС включает:

• услуги линии консультаций по телефону и электронной почте:
  • по телефонам +38 (044) 222-72-10, +38 (044) 222-72-45
  • электронной почте: hotline@bas-soft.eu
• получение обновления платформы BAF и прикладных решений BAS на сайте https://dl.bas-soft.eu
• полезные сервисы, современные технологии, проверенные решения и новые возможности на сайте поддержки пользователей https://portal.bas-soft.eu/
• круглосуточный доступ к официальному интернет-ресурсу https://its.bas-soft.eu/, содержащего методические материалы по настройке и эксплуатации системы, разнообразные консультации.

Обновления платформы BAF и прикладных решений BAS публикуются на сайте https://dl.bas-soft.eu. Доступ на сайт осуществляет по логину и паролю доступа на Портал ИТС.

По окончании периода бесплатного сервисного обслуживания для продолжения получения перечисленных услуг, а также услуг партнеров по сопровождению данного продукта, необходимо оформить платную подписку на ИТС.

Условия обслуживания базовой версии «BAS Малий бізнес»

Зарегистрированные пользователи Базовой версии имеют право на бесплатное получение:

• услуг линии консультаций по телефону и электронной почте
• обновлений программы и форм отчетности на сайте поддержки пользователей или через партнеров САБ.

Для получения дополнительной поддержки пользователи могут оформить подписку на ИТС Украина.

Ознакомиться с программным продуктом можно на сайте https://www.bas-soft.eu