«BAS Документообіг КОРП» является современным широкофункциональним решением для управления бизнес-процессами и совместной работой сотрудников. Проверенные методики и практики, которые помогут организовать электронный документооборот, наладить процессы, обеспечить контроль выполнения задач, регламентировать управленческую деятельность и повысить ее эффективность. |
«BAS Документообіг КОРП» в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет. «BAS Документообіг КОРП» отвечает всем законодательным и нормативным требованиям, регламентирующие порядок работы с документами. Интерфейс и документация по прикладному решению доступны на русском и украинском языке.
Ключевые возможности «BAS Документообіг КОРП»:
«BAS Документообіг КОРП» позволяет автоматизировать бизнес-процессы организационно-распорядительного документооборота в соответствии с основными постановлениями и законами, которые регулируют ведение делопроизводства и документооборота в Украине:
«BAS Документообіг КОРП» позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует «Инструкции по делопроизводству № 1153 от 17.10.1997», постановлению КМУ «Про утверждение типового порядка осуществления электронного документооборота в органах».
Хранение и права доступа
В конфигурации программы «BAS Документообіг КОРП» внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа. Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.
Дополнительно к этому все данные конфигурации «BAS Документообіг КОРП» ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности. Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.
Автоматическая загрузка файлов из каталога
Программа умеет автоматически загружать файлы по указанному каталогу в локальной сети. Как только в этом каталоге появляется файл или папка с файлами, они сразу переносятся в папку Документооборота с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок. Загруженные файлы автоматически распознаются, индексируются и могут быть немедленно вовлечены в документооборот вашего предприятия. Это удобно использовать для интеграции, например, с сетевыми потоковыми сканерами, факс-машинами и другими приложениями.
Регистрация входящих и исходящих документов
«BAS Документообіг КОРП» позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам. Регистрация документов производится в соответствии с государственными стандартами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства/
Регистрация документа сопровождается следующими процессами:
Учет обращений граждан
В программе предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Законом Украины № 393/96-ВР от 02.10.1996 «Про обращения граждан». Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.
Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты «Исполнение обращений граждан», «Структура обращений за период», «Динамика количества обращений», «Список обращений граждан».
Учет договоров
В «BAS Документообіг КОРП» автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:
Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как «Список заключенных договоров», «Договоры с истекающим сроком действия», «Сопроводительные документы по договору», «Динамика количества заключенных договоров», «Динамика сумм заключенных договоров», «Расторгнутые договоры».
Сканирование
В «BAS Документообіг КОРП» предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный. Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов. Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.
Электронная почта
Встроенная в «BAS Документообіг КОРП» внутренняя почта позволяет:
Выполнение заданий по почте
Задание можно выполнять по почте, просто отвечая на специальные почтовые сообщения, автоматически рассылаемые программой.
Просмотр, редактирование и контроль версий
Для просмотра и редактирования документов «BAS Документообіг КОРП» использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей. Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на «рабочем столе»; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка «Рабочего стола» с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.
«BAS Документообіг КОРП» обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов. При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания. Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.
Шаблоны документов и файлов
В «BAS Документообіг КОРП» пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла из шаблона поля шаблона автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.
При создании нового документа из шаблона его реквизиты сразу заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.
Штрихкодирование документов
В «BAS Документообіг КОРП» всем документам автоматически присваивается штрихкод, который можно:
Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.
Печать регистрационных штампов документов
В «BAS Документообіг КОРП» пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.
Связи между документами
В «BAS Документообіг КОРП» предусмотрены стандартные связи между автоматически устанавливаемыми документами, например, при регистрации соответствующих документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двусторонние связи. Реализовано удобное отображение всех документов, касающихся корреспондента с катерегацией на входящие, исходящие и внутренние документы.
Документы корреспондента
На отдельной вкладке карты корреспондента отображается история переписки с корреспондентом.
Переписка с корреспондентом
Для любого документа можно увидеть его связки, то есть связанные документы.
Иерархия связей документ
Есть возможность вывести структуру связей документа в виде информативного отчета, где есть возможность дополнительного отбора по типу связей и глубиной вложенности связей.
Несколько резолюций в документах
В карточке документа «BAS Документообіг КОРП» можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом «Рассмотрение» или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций. Предусмотрена возможность заверять резолюции электронной подписью (ЭП). Необходимость подписания резолюций определяется правилами документооборота, установленными на предприятии.
Переадресация входящих документов
В программе «BAS Документообіг КОРП» можно учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки исполнения переадресованных документов.
Контроль переданных документов
Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.
В программе «BAS Документообіг КОРП» коллективная работа с документами реализована при помощи следующих бизнес-процессов:
Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли «Директор», и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль, — самому директору или его заместителю.
Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 20 тысяч гривен, будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров — другой. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке.
Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.
Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию, эскалация задач бизнес-процесса в случае выполнения некоторых условий, например автоматическая передача просроченной задачи на руководителя отдела, или автоматическое завершение просроченной задачи согласования документа как согласованного, и других подобных действий при наступлении заданных пользователем событий.
Окно настройки эскалации задачи
Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.
Имеется возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.
Для повышения исполнительной дисциплины и избежания ошибочного завершения фактически не завершенных задач, в системе есть возможность назначить дополнительные условия проверки (например заполнение перечня обязательных полей карты документа, или привязки соответствующего связанного документа, являющегося подтверждением выполнения задачи), без выполнение которых система не позволяет указать завершение выполнения задачи.
Интеграция бизнес-процессов с другими информационными базами
Основное назначение этого механизма интеграции — автоматизировать такие процессы обработки данных, пересекающих границы различных информационных баз; сделать пересечение этих границ незаметным для пользователей. Пример бизнес-процесса, пересекающий границы конфигураций: процесс обработки заказа покупателя начинается в информационной базе «Управління торгівлею для України» редакция 3, продолжается в «BAS Документообіг КОРП» и заканчивается снова в «Управління торгівлею для України».
Поддержка проектной деятельности в «BAS Документообіг КОРП» включает в себя ведение аналитического учета данных (входных, исходящих и внутренних документов, файлов, процессов, мероприятий, задач и др.) в разрезе проектов, а также поддержка бизнес-процессами деятельности по выполнению плана проекта.
В программе предусмотрено:
Бизнес-процесс проекта включает следующие этапы:
Отчеты по проектной деятельности:
Реализованные процессы поддержки организации мероприятий (совещаний, конференций и других) позволяют сократить время на подготовку мероприятий, упрощает процедуру подбора и оповещения участников, обеспечивает учет и контроль выполнения принятых на совещаниях или собраниях решений и т. д.
Система поддерживает все необходимые шаги от подготовки и анализа эффективности проведения мероприятия и выполнения принятых решений:
Бизнес-процесс включает:
В комплект поставки включен широкий набор готовых отчетов для анализа эффективности организации мероприятий:
ООкно Текущие дела на рабочем столе открывается при старте программы. Оно показывает итоговую информацию: задачи пользователя и подчиненных (для руководителей), события календаря, сообщения почты и форума, мероприятиями, актуальные документы в работе, информацию по учету времени, в виджете «Отсутствия», отображается список сотрудников, отсутствующих в офисе из разных причин, например, в связи с работой удаленно.
Окно «Мои задачи» показывает списки задач текущего пользователя на закладках «Задача мне» и «Задача от меня». На закладке «Задача мне» отражаются задания, предназначенные текущему пользователю напрямую, через роли или делегированием. Закладка «Задача от меня» показывает задачи, автором которых является текущий пользователь.
Задание можно обозначать флажками разных цветов. Это удобно при работе с большим числом задач.
Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.
В «BAS Документообіг КОРП» реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.
Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информации для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.
В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, содержащая данные о времени, проекте, содержании работы или об отсутствии на работе по разным причинам, например в связи с отпуском или работой удаленно. На основании этих сведений можно построить разные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
Программа позволяет вести общий и персональный календарь и подбирать время для мероприятий с учетом занятости участников. Записи календаря можно создать на основании любого другого предмета программы, например задачи, документа, письма, мероприятия.
В «BAS Документообіг КОРП» предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.
В «BAS Документообіг КОРП» предусмотрены встроенные в систему планы обмена с типовыми конфигурациями Дополнительно в комплект поставки релизов программы включены правила обмена с другими прикладными решениями. Эти правила обмена готовы для использования и настройки обмена с помощью обработки «Универсальный обмен данными в формате XML».
«BAS Документообіг КОРП» может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между «BAS Документообіг КОРП» и другим приложением осуществляется при помощи веб-сервисов.
Применение программы как библиотеки файлов позволяет:
Расширение количества автоматизированных рабочих мест осуществляется приобретением клиентских лицензий на платформу (на 1, 5, 10, 20, 50, 100, 300, 500 рабочих мест).
Для работы в варианте клиент-сервер необходимо приобрести лицензию на использование сервера платформы.
Обращаем внимание, что сервер МИНИ на 5 подключений рекомендуется приобретать для удаленной, а не для основной информационной базы.
Зарегистрированные пользователи программного продукта «BAS Документообіг КОРП», имеющие действующий договор ИТС, могут заменить программную защиту основной поставки на аппаратную.
Для замены необходимо заполнить заявку (бланк заявки можно скачать здесь) и передать обслуживающей компании — члену САБ. Замена типа защиты платная.
Поддержка зарегистрированных пользователей программных продуктов «BAS Документообіг КОРП» осуществляется Линией консультаций при наличии договора Информационно-технологического сопровождения (ИТС).
При покупке любой программы для автоматизации бизнеса (кроме базовых версий) пользователи имеют право на льготный период доступа к Информационной системе ИТС:
Сервисное обслуживание по линии ИТС включает:
Обновления платформы BAF и прикладных решений BAS публикуются на сайте https://dl.bas-soft.eu. Доступ на сайт осуществляет по логину и паролю доступа на Портал ИТС.
По окончании периода бесплатного сервисного обслуживания для продолжения получения перечисленных услуг, а также услуг партнеров по сопровождению данного продукта, необходимо оформить платную подписку на ИТС.
Ознакомиться с программным продуктом можно на сайте https://www.bas-soft.eu