BAS ERP

«BAS ERP» є інноваційним рішенням для побудови комплексних інформаційних систем управління діяльністю багатопрофільних підприємств. Рішення розроблено з урахуванням кращих практик автоматизації великого та середнього бізнесу і враховує специфіку обліку в Україні. Особливу увагу під час розробки було приділено реалізації функціональних можливостей, затребуваних великими підприємствами різних напрямків діяльності, зокрема з технічно складним виробництвом.

«BAS ERP» охоплює основні контури управління та обліку, що дає можливість організувати єдину інформаційну систему для управління різними аспектами діяльності підприємства. Потреби користувачів забезпечені широким покриттям функціональності, що реалізована в системі.

Функціональні можливості

Управління операційною діяльністю

«BAS ERP» включає широкій набір готових автоматизованих робочих місць для спеціалістів та лінійних менеджерів різних відділів підприємства. Автоматизовані робочі місця забезпечують зручні оптимізовані інтерфейси виконання щоденних задач для кожного користувача.

Підсистеми забезпечення операційної діяльності оптимізовані під великий обсяг документообігу й забезпечують усією повнотою детальної та достовірної інформації фінансові контури управління підприємством.

Система планування

«BAS ERP» забезпечує узгоджену роботу підрозділів для побудови і виконання планів продажів, виробництва, збирання і розбирання товарів, внутрішнього споживання, купівель та оплат із необхідною деталізацією та аналітикою. Система є ефективним інструментом планування ресурсів підприємства, а також має інструменти для прогнозування залишків.

Рівні планування в «BAS ERP»:

• Підтримуються «тягнуча» (від об’ємів продажів), «штовхаюча» (від потужностей виробництва) та змішана моделі планування
• Передбачено створення альтернативних планів за сценаріями, формування планів за різними горизонтами та періодами планування
• У разі створення нових планів на вже розпланований період, ці плани можуть на вибір користувача заміщувати попередні («змінне планування»), або доповнювати їх («підсумовуюче планування»)
• Під час планування є можливість вказувати джерело відокремленої потреби. Це забезпечує взаємозв’язок планів і замовлень, для виконання яких ці плани складено, дає можливість контролювати виконання певних замовлень тощо
• Є можливість управляти багатоетапним процесом планування. Оформлення та перерахунок планів проводиться через робоче місце «Управління процесом планування». У робочому місці доступний «Помічник планування»
• Система може розраховувати детальні плани з урахуванням укрупнених планів. Наприклад, розбити місячний план на тижні
• Можна використовувати різні дані для формування планів: із системи та зовнішні. Наприклад, накопичену в базі статистику з продажу, виробництва чи закупівлі; замовлення клієнтів; завантажувати та вивантажувати Excel-файли
• Для спрощення процесу планування можна налаштовувати різноманітні формули розрахунку планів
• Є можливість аналізувати, чи збігаються між собою планові дані споживання та забезпечення потреб
• Передбачена низка інструментів для всебічного план-фактного аналізу

Серед передбачених аналітик планування:

• номенклатура
• категорії номенклатури
• підрозділи
• партнери
• оферти
• склади
• статті бюджету
• менеджери
• формати магазинів

Сформовані планові дані можуть автоматично відобразитися в підсистемі «Бюджетування» для подальшого використання в бюджетному процесі.

Бюджетування

Підсистема Бюджетування дозволяє здійснювати фінансове планування діяльності компанії, проводити фінансовий аналіз, оперативно приймати рішення.

Підсистема надає змогу:

• керувати бюджетним процесом
• налагодити процес контролю лімітів витрачання грошових коштів згідно з затвердженими бюджетами
• розробити комплекти управлінської звітності для аналізу і прогнозування фінансового стану підприємства, зокрема, розрахунку показників (ліквідності, рентабельності, платоспроможності тощо) і фінансового результату одразу в кількох розрізах (наприклад, за видами діяльності, регіонами, видами товарів тощо)

Налаштування структури бюджетів є інтуїтивно зрозумілим завдяки використанню «табличної моделі бюджетування». Для зручності роботи під час планування можна вибрати режим роботи з примірником бюджету: у вигляді таблиці (форми бюджету) або у вигляді списку значень показників.

Для прискорення роботи з бюджетами, що мають складну табличну структуру, передбачені настройки, які дають змогу зберігати в системі розраховані дані, а також здійснювати відкладену процедуру запису документа.

Різноманітні засоби автоматичного розрахунку бюджетних статей дають змогу робити розшифровку (drill-down) до первинних даних розрахунків. Одночасно для кожної статті бюджету може використовуватися до 6 довільних аналітик. Одиниця вимірювання кількості може бути задана в бюджетній статті або отримана за одним з об'єктів аналітики, зазначених для цієї статті. Використання загальної одиниці вимірювання допомагає уникати помилок — наприклад, коли підсумовується загальна кількість, запланована різними відділами.

Розрахунок планових показників здійснюється у формі редагування бюджету й допускає використання розрахунків за формулою. У формулі для кожного показника можуть одночасно використовуватися дані з декількох джерел.

Відображення і редагування примірників бюджету можливо цілком в одній формі. У системі зберігається історія змін значень бюджетних статей.

Звіт «Рекомендації з підвищення швидкості розрахунку підсумків при редагуванні бюджету» підказує, як можна оптимізувати швидкість розрахунків.

Управління процесом бюджетування

В рамках бюджетного процесу система може регулярно формувати задачі для всіх учасників бюджетного процесу із внесення планових даних, встановлення лімітів витрачання грошових коштів, затвердження бюджетів тощо. Задачі можуть назначатися паралельно або послідовно, з інтервалами в календарних або робочих днях. Сповіщення про необхідність виконати назначені задачі можуть автоматично надсилатися електронною поштою.

Візуально контролювати хід виконання запланованих бюджетних задач можна за допомогою автоматизованого робочого місця «Монітор бюджетних процесів». Монітор містить комплект зручних звітів, серед яких діаграма Ґанта, яка наочно показує плановий і фактичний час, для виконання завдань і прогноз завершення бюджетного процесу, враховуючи наявні відхилення від планів.

Монітор допомагає не тільки контролювати терміни бюджетування, а й оцінювати завантаженість персоналу, залученого до процесу.

Безпосередньо з «Монітора бюджетних процесів» можливе оперативне коригування тривалості виконання етапів бюджетного процесу, а також формування бюджетних задач.

Опція версіонування для примірників бюджетів дає можливість здійснювати: порівняння версій, згортання, вилучення, а також повернення до версії.

Завдяки функціям, що перелічені вище, можна істотно оптимізувати процес впровадження (коригування) вибраних бюджетних моделей і підвищити ефективність самого процесу узгодження та затвердження бюджетів.

Основні інновації рішення і розвиток функціональності:

• Налаштування видів бюджетів і розширена аналітика
• Моделювання сценаріїв
• Управління бюджетним процесом
• Табличні форми введення і коригування
• Економічний прогноз
• Аналіз досягнення планових показників
• Складання зведеної звітності за результатами моніторингу
• Розширений фінансовий аналіз

Моніторинг та аналіз показників діяльності підприємства

«BAS ERP» забезпечує відповідні набори інструментів побудови звітності для всіх рівнів структури підприємства:

• Оперативні звіти для функціональних відділів
  • зручні і гнучкі звіти з функцією drill-down до первинного документа
• Конструктори звітності для фінансових служб
  • спеціалізовані конструктори для розроблення і формування управлінської та міжнародної звітності, за допомогою яких можна вибудувати будь-яку модель управління підприємством
• Інструменти швидкого оцінювання досягнення KPI для керівників
  • побудова ієрархічної моделі цілей і цільових показників
  • створення різних варіантів показників із можливістю порівняння
  • моніторинг цільових показників із розшифровками вихідних даних, контроль «День-Тиждень-Місяць»

Визначення фінансового результату та управління напрямами діяльності підприємства

Концепція розрахунку фінансового результату дає можливість розраховувати фінансовий результат від основної операційної діяльності та інших видів діяльності: інвестиційної та фінансової.

Підтримується наскрізне управління в розрізі напрямів діяльності, особливо затребуване для багатопрофільних підприємств:

• як в управлінському, так і в регламентованому обліку можливий розподіл витрат на фінансовий результат за напрямами діяльності
• склад напрямів може визначатися дуже гнучко — наприклад, вони можуть відповідати точкам продажу (для роздрібних підприємств), асортименту (для дистриб’юторів), проектам тощо
• підтримується опис довільних правил розподілу собівартості і виручки від продажів за напрямами діяльності, що спираються на аналітику продажів
• наскрізне управління за напрямами діяльності включають матеріальне і фінансове планування, облік та визначення фінансових результатів (прибутку, збитків)
• реалізовано відокремлені за напрямами діяльності облік витрат і розрахунок собівартості готової продукції
• реалізовано облік грошових коштів за напрямами діяльності
• вимір «Напрям діяльності» присутній як у плані рахунків підсистеми МСФЗ, так і плані рахунків регламентованого обліку

Усе це дає можливість детально аналізувати ефективність діяльності підприємства й розвивати бізнес, оптимізуючи склад напрямів діяльності.

Підготовка звітності згідно з МСФЗ

Підсистема МСФЗ дає змогу вирішувати такі завдання:

• відображення документів оперативного обліку у фінансовому обліку
• підготовка звітності:
• відповідно до принципів міжнародних стандартів фінансової звітності, включно з можливістю налаштування додаткових звітів для перевірки та аналізу облікових даних
• за правилами управлінського обліку, побудованими на основі МСФЗ

Для зручного виконання цих завдань підсистема містить:

• План рахунків фінансового обліку з можливістю налаштування згідно з обліковою політикою компанії
• Гнучкі шаблони та правила формування проводок із використанням груп фінансового обліку розрахунків, номенклатури, грошових коштів, доходів і витрат:
• дані для реєстрації документів у міжнародному обліку можуть вибиратися не для кожного документа окремо, а одночасно для всіх документів, що підлягають відображенню в обліку
• для трансляції проводок підтримується можливість сформувати на основі одного документа кілька проводок різними датами відображення, відмінними від дати реєстрації документа
• для відображення в міжнародному обліку однієї господарської операції допустимо налаштувати кілька шаблонів проводок із різними параметрами додаткових відборів. Для окремих варіантів відборів шаблону проводок можна виключити відображення господарської операції в міжнародному фінансовому обліку
• Генератор звітів для підготовки форм фінансової звітності, включно із заздалегідь налаштованими комплектами звітних форм з ієрархічною структурою показників, зокрема:
• Звіт про фінансовий стан
• Звіт про сукупний дохід
• Звіт про зміни в капіталі
• Звіт про рух грошових коштів
• Примітки до фінансової звітності

Передбачена можливість розшифровування (drill-down) показників аналітичних звітів у стандартні бухгалтерські звіти з деталізацією до вихідного документа.

Використання підсистеми МСФЗ дає змогу скоротити витрати часу на отримання звітності в порівнянні з її підготовкою зовнішніми консультантами.

Якщо в компанії прийнято рішення ведення управлінського обліку або обліку за правилами МСФЗ максимально наближено до обліку за національними стандартами, то можна вести його на плані рахунків бухгалтерського обліку. В програмі можна:

• вести управлінський облік/облік згідно з МСФЗ одночасно з регламентованим обліком, без налаштування додаткової трансляції даних
• вести управлінський облік/облік згідно з МСФЗ на рахунках національного плану рахунків у валюті, відмінній від валюти регламентованого обліку

Управління фінансами

У підсистемі реалізована функціональність управління рухом грошових коштів та розрахунків із контрагентами підприємства. У підсистемі реалізовано планування витрачання грошових коштів із використанням заявок. Підтримуються складні маршрути погодження заявок, контролюється виконання платежів за заявками, формується інтерактивний платіжний календар.

Автоматизоване робоче місце роботи з платіжним календарем включає:

• Планування надходження оплати клієнтів: згідно з графіками оплати, плановим % за депозитами тощо
• Планування витрачання грошових коштів згідно з заявками, графіками оплати, з урахуванням часткового виконання
• Резервування грошей під заявки
• Контроль лімітів витрачання за статтями руху грошових коштів з урахуванням валюти платежів
• Визначення сум платежів з урахуванням розподілу оплати через різні банківські рахунки/каси та в різні дні
• Груповий розподіл заявок на витрачання грошових коштів

Реалізовано групове оформлення платіжних документів за даними декількох розпоряджень. Для зручності роботи з пакетом створених документів є форма, з широким набором інструментів, зокрема, можливістю виведення на друк пакету платіжних документів.

В обліку безготівкових грошових коштів розділені реєстрація оперативної інформації про вхідні та вихідні платежі (за первинними платіжними документами) і реєстрація виписок (реалізованих окремим документом). Це підвищує оперативність обліку (зокрема, взаєморозрахунків), водночас не спотворюючи облік коштів на банківських рахунках, полегшує обробку платіжок та виписок, надає повний контроль за грошовими коштами, що перебувають в процесі зарахування, списання або переміщення.

Підтримується облік розрахунків із банком за еквайринговими операціями. Крім реєстрації операцій платежу та повернення за платіжними картками, є етап реєстрації звітів від банків щодо зарахування платежів, списання повернень, утримання комісії, що дає змогу відстежити кожну операцію від моменту проведення платежу до надходження коштів на банківський рахунок.

Реалізовано роздільний облік розрахунків по партнерах підприємства (управлінський облік) і контрагентах (регламентований облік).

Опційно використовуються договори з контрагентами. За відсутності укладеного договору з контрагентом, реєстрація віртуального договору не є обов’язковою. Додатково можливий облік розрахунків у розрізі замовлень (накладних).

Реалізовано два механізми ведення розрахунків:

• Відкладене визначення суми авансів та 1-ї події з ПДВ за розкладом (режим offline)
• Оперативне визначення суми авансів та 1-ї події з ПДВ, а також строків погашення заборгованості (режим online)

Регламентований облік

«BAS ERP» містить весь необхідний інструментарій для автоматизації бухгалтерського й податкового обліку, зокрема підготовки обов’язкової (регламентованої) звітності в організації.

Бухгалтерський і податковий облік ведеться відповідно до чинного законодавства України. Облік оподатковуваного прибутку, ПДВ та Єдиного податку реалізовано відповідно до норм Податкового кодексу України.

До складу програми включено план рахунків бухгалтерського обліку, відповідно до Наказу Міністра фінансів України «Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку та інструкції про його застосування» № 291 від 30 листопада 1999 року. Склад рахунків, організація аналітичного, валютного, кількісного обліку на рахунках відповідають вимогам законодавства з ведення бухгалтерського обліку та відображенню даних у звітності. За необхідності користувачі можуть самостійно створювати додаткові субрахунки й розрізи аналітичного обліку.

Гнучкі налаштування параметрів облікової політики організації дають можливість вказати:

• систему оподаткування — визначає систему оподаткування організації: чи є платником податку на прибуток, ПДВ, ЄП
• облікову політику фінансового обліку — визначає застосовуваний в організації метод оцінювання вартості товарів (ФІФО або середня за місяць)
• облікову політику бухгалтерського обліку — визначає використовувані класи рахунків витрат, методику обліку сум дооцінок необоротних активів, деталізацію за співробітниками на рахунку 66
• особливості обліку податку на прибуток — визначає, чи веде підприємство облік податкових різниць

Для масштабних холдингових структур є зручна можливість копіювання настройки облікової політики між організаціями.

Прикладне рішення надає користувачу набір стандартних бухгалтерських звітів для аналізу даних про залишки, обороти рахунків та проводки у різних розрізах. Під час формування звітів є можливість налаштувати групування, відбір і сортування інформації, яку виведено у звіт, з огляду на специфіку діяльності організації та функцій, що виконуються користувачем.

У системі наявні обов’язкові (регламентовані) звіти, призначені для подання власникам організації та контролюючим державним органам: форми бухгалтерської звітності, податкові декларації.

Для холдингів, які складаються з багатьох юридичних осіб (організацій/фірм), пропонується механізм автоматизації міжфірмових продажів «Інтеркампані», який забезпечує доступність для продажу однією юридичною особою товарів, що належать іншій юридичній особі. Передбачені різноманітні звіти, які дозволяють контролювати залишки товарів різних організацій, що входять до складу холдингу, а також внутрішні переміщення між ними; аналізувати і контролювати внутрішньофірмові розрахунки; контролювати своєчасність оформлення документів з міжфірмових продажів. Є можливість одночасно бачити:

• собівартість та фінансовий результат підприємства, без урахування умов міжфірмових продажів
• собівартість та фінансовий результат кожної юридичної особи

Ось один з можливих прикладів такої схеми продажу:

• купівлею товарів на склади підприємства займається одна юридична особа холдингу
• продажі товарів можуть виконуватися юридичною особою холдингу, якій дозволено продавати товари фірми-закупника
• у момент продажу кінцевому покупцеві програма автоматично контролює можливість продажу товарів іншої юридичної особи відповідно до налаштованої схеми продажів між організаціями
• документи продажу між фірмою-закупником і фірмою-продавцем оформляються за результатами продажів товарів кінцевому споживачеві

Для забезпечення можливості поетапного впровадження «BAS ERP» передбачено помічник, який на підставі даних оперативного обліку сформує документи введення залишків і проводки для введення залишків по бухгалтерських рахунках на заплановану дату початку ведення регламентованого обліку. Після перевірки бухгалтером сформованих проводок, підсистема регламентного обліку буде готова до повноцінної роботи із цієї дати.

Гнучкості та зручності використання надають інноваційні функції реалізовані в підсистемі регламентованого обліку «BAS ERP», зокрема:

• гнучке налаштування користувачем правил відображення господарських операцій для груп фінансового обліку
• облік фактів господарської діяльності може виконуватись із відкладеним проведенням та з контролем актуальності відображення
• оперативний контроль формування проводок для довільного документа
• автоматичне формування вихідних податкових накладних та додатків до них на основі номенклатурного складу документів відвантаження
• контроль повноти і правильності реєстрації вхідних податкових документів із точністю до ставки ПДВ і податкового призначення придбання

Є можливість застосування механізму перевірок первинних документів бухгалтером. Вже перевірені документи не можуть бути змінені їх автором без відома бухгалтера.

Управління персоналом і розрахунок заробітної плати

Підсистема призначена для організації роботи служб компанії, зайнятих управлінням людськими ресурсами, комплексної автоматизації процесів, що забезпечують підтримання кадрової політики підприємства з урахуванням усіх вимог чинного законодавства.

Склад функціональних блоків підсистеми наведено на схемі.

Користувачам надаються такі можливості:

• робота з персональними даними співробітників
• облік руху кадрів і зайнятості персоналу організацій, включно з отриманням уніфікованих звітних форм і внутрішньої аналітичної звітності
• організація роботи зі штатним розкладом
• робота з договорами підряду
• облік відпрацьованого часу із застосуванням різних облікових методів
• розрахунок заробітної плати персоналу з використанням різних систем оплати праці: погодинної (в тому числі тарифної), відрядної та їхніх різновидів
• використання показників ефективності діяльності організації та безпосередньо конкретного співробітника під час розрахунку винагород за працю
• розрахунок утримань із заробітної плати, у тому числі за виконавчими документами
• нарахування інших доходів, не пов’язаних з оплатою праці та доходів у натуральній формі
• проведення взаєморозрахунків із персоналом у готівковій та безготівковій формі, управління заборгованістю перед співробітниками
• аналіз нарахованої заробітної плати з використанням внутрішньої аналітичної звітності
• отримання уніфікованих звітних форм
• обчислення регламентованих законодавством податків і відрахувань у фонд оплати праці
• формування регламентованої звітності із заробітної плати, як зведеної, так і персоніфікованої

Основні інновації рішення і корисні функції:

• аналіз ефективності управління персоналом
• розрахунок зарплати за даними виробітку співробітників
• комплекс розрахунків із персоналом
• гнучкі можливості відображення зарплати у фінансовому та регламентованому обліку
• можливість введення необмеженої кількості показників, довільні формули
• аналіз фонду оплати праці
• розрахунок і нарахування резерву відпусток
• широкі можливості регламентованого розрахунку зарплати

Управління виробництвом

Ключові цілі, для досягнення яких призначена підсистема управління виробництвом є:

• висока якість обслуговування клієнтів:
• швидке визначення можливого терміну виготовлення продукції за запитом клієнта
• своєчасне виконання зобов’язань перед клієнтом за строками й асортиментом
• моніторинг ходу виконання замовлень
• гнучка система оперативного управління:
• управління пріоритетами виконання замовлень
• формування узгодженого з доступними потужностями й ресурсами графіка виробництва
• оперативна реакція на відхилення у виконанні графіка і зміна замовлень, зокрема, перепланування
• ефективне використання виробничих ресурсів і зниження собівартості:
• скорочення заморожування капіталу в незавершеному виробництві
• виключення робіт, не затребуваних зовнішнім і внутрішнім попитом
• контроль виконання нормативів і використання замін, аналогів
• забезпечення ритмічності виробництва і запобігання авралам
• мотивація персоналу
• забезпечення якості продукції
• зниження впливу «людського чинника»

Для досягнення цих цілей підтримується три методики управління процесом виробництва:

• Без використання графіка виробництва з диспетчеризацією виробництва в «ручному» режимі
• Планування матеріальних ресурсів (MRP I)
• Планування матеріальних і виробничих ресурсів (MRP II)

Реалізована потужна багаторівнева система управління виробництвом:

Консолідація потреб у продукції визначається планово-економічним відділом на підставі прогнозу попиту (плану виробництва) і замовленнями на виробництво, що відображають адресну потребу в продукції.

Планування на рівні головного диспетчера для всіх виробничих цехів підприємства здійснюється на підставі етапів ресурсної специфікації, завдання надходять у виробничі підрозділи для поетапного та поопераційного планування робіт (поопераційне планування на внутрішньоцеховому рівні не є обов’язковим).

Загальний обсяг робіт за етапом, вказаним в специфікації розбивається на партії запуску — «Етапи виробництва», до кожного з яких прив’язана «Маршрутна карта». Кожен «Етап виробництва» містить репліку даних «Маршрутної карти». У подальшому, за необхідності, у нього можна вносити коригування для конкретної партії запуску.

В разі потреби в більш детальному управлінні виробничим процесом з поопераційною деталізацією складу робіт і потреб в матеріалах, за «Етапом виробництва» створюються «Виробничі операції», пов’язані з цим «Етап виробництва».

Механізми планування і диспетчеризації етапів забезпечують високу інтеграцію виробничих ланцюжків, що сприяє оптимізації обсягів і термінів запуску у виробництво партій напівфабрикатів, що виготовляються. «Етапи виробництва» використовуються для побудови графіка виробництва, для вирішення завдань забезпечення виробництва матеріальними і виробничими ресурсами. За етапами ведеться моніторинг виконання замовлень на виробництво.

Реалізовано такі принципи формування графіка виробництва:

• етапи для випуску продукції замовлення плануються одночасно для забезпечення оптимального виконання всього замовлення на виробництво
• паралельно розрахунку графіка з урахуванням обмежень у ресурсах можна сформувати модель, у якій вплив ресурсних обмежень повністю або частково виключається. Це дозволяє оцінити вплив обмежень на строки випуску продукції
• розрахунок графіка може виконуватися частково, для окремих замовлень на виробництво або етапів, що втратили актуальність

Підтримується багатоетапне виробництво декількома видами робочих центрів, для яких може плануватися одночасне, послідовне або незалежне завантаження технологічними операціями.

Для контролю перебігу виробничого процесу по етапах (міжцехових переділах) реалізовано механізм диспетчеризації. Моніторинг замовлень на виробництво заснований на контролі стану їхнього виконання, який відображається піктограмами. Відбір замовлень за стадіями виконання відбувається шляхом накладення цільових фільтрів. Реалізована система інтелектуальних підказок подальших дій щодо роботи із замовленнями.

Використовуючи цей інструмент, спеціаліст із контролю виробництва може заздалегідь спрогнозувати негативний розвиток ситуації за перебігом виробничого процесу щодо планових термінів і уникнути зриву випуску продукції.

Основні переваги підсистеми управління виробництвом:

• Візуалізація структури виробу
• Опис виробничих процесів виготовлення виробів (ресурсні специфікації) підтримує:
• особливості випуску мірної продукції (сипуча, вагова, об'ємна тощо) з можливістю фіксації партії випуску за обраною специфікацією
• випуск продукції, який не є кратним виходу, вказаному в специфікації
• використання загальних реквізитів номенклатури в механізмах розрахунку кількості за формулами та автопідбору характеристик матеріалів за властивостями
• планування напівфабрикатів з урахуванням дозволеного терміну «пролежування»
• Управління деталізацією опису необхідних для виробництва ресурсів (маршрутні карти)
• Параметричне забезпечення потреби в номенклатурі
• Управління пріоритетом замовлень на виробництво (VIP замовлення)
• Облік часу транспортування і простеження ТМЦ
• Прогнозування перебігу виробничого процесу
• Гнучке перепланування
• Розширений облік виробітку співробітників

Матеріальний облік у виробництві

Матеріальні цінності в процесі виробництва (матеріали, напівфабрикати, продукція) обліковуються у цехових коморах. У фінансовому обліку вони відображаються у незавершеному виробництві, на бухгалтерському рахунку 23. Водночас для цехової комори доступні всі можливості складського обліку: планування потреб, стандартні звіти про рух запасів тощо.

Документи, що відображають рух продукції і матеріалів за участю підрозділів, можуть бути створені двома способами:

• введення на підставі документа-розпорядження (замовлення, етапу виробництва, документа випуску без замовлень тощо)
• створення в робочому місці «Накладні до оформлення». У цьому робочому місці користувач бачить операції, які потребують оформлення

Для передачі мірних матеріалів зі складу у виробництво реалізовано кілька сценаріїв:

• передача у виробництво мірних матеріалів у кількості (обсязі) з допустимими відхиленнями в обидві сторони відносно заявленої потреби в них
• забезпечення загальної потреби етапів виробництва в мірних матеріалах через цехові комори — застосовується для матеріалів, які не потребують попередньої підготовки перед використанням
• передача мірних матеріалів, перед початком оброблення яких необхідно виконати додаткові операції розкрою

Підбір серій використовуваних матеріалів у документах «Етап виробництва» може бути автоматичний за методом FEFO.

Управління витратами й розрахунок собівартості

Програма допомагає організувати контроль за матеріальними потоками і споживанням ресурсів, що забезпечують виробничу, управлінську та комерційну діяльність підприємства. Облік витрат і розрахунок собівартості продукції виконується на основі даних оперативного обліку.

Облік витрат періоду та витрат, що включаються до вартості активів, ведеться у розрізі статей витрат. Для статті витрат можуть бути використані різні варіанти розподілу витрат в управлінському й регламентованому обліку: наприклад, в управлінському обліку витрати включаються у собівартість запасів, в регламентованому — відносяться на фінансовий результат періоду.

Класифікація можливих до застосування в програмі ресурсів:

• Товари (матеріальні ресурси в кількісно-вартісній оцінці)
• Роботи (послуги з можливістю кількісного розподілу)
• Послуги (послуги виключно у вартісному вираженні)

Підсистема забезпечує:

• облік фактичних витрат підприємства за видами діяльності в необхідних розрізах у натуральному і вартісному вимірах
• оперативний кількісний облік ресурсів у незавершеному виробництві
• облік фактичних залишків незавершеного виробництва в кількісно-вартісному вираженні на кінець звітного періоду в необхідних розрізах
• сценарій паралельного обліку витрат і розрахунку собівартості у валюті управлінського обліку в розрізі підприємства й організацій, що входять до його складу
• різні способи розподілу витрат на собівартість виробленої продукції та виконаних робіт, на виробничі витрати, напрями діяльності, витрати майбутніх періодів
• розподіл витрат між підрозділами, етапами виробництва та виготовленою продукцією
• широкий набір показників для визначення бази розподілу витрат (вартість матеріальних витрат, кількість, об’єм або вага матеріалів, нормативні або фактичні витрати на оплату праці, кількість виконаних робіт, планова собівартість, кількість, об’єм або вага продукції)
• для статті витрат можуть бути використані різні варіанти розподілу витрат в управлінському й регламентованому обліку
• розрахунок фактичної собівартості випуску за період
• візуалізацію даних про структуру собівартості випуску

Механізм розрахунку планової собівартості продукції і напівфабрикатів передбачає можливість деталізації до первинних витрат із подальшим детальним аналізом відхилень у розрізі напівфабрикатів і переділів. Цей механізм надає різні варіанти розрахунку планової калькуляції продукції (напівфабрикатів) залежно від того, на якій стадії перебуває поточний виробничий процес (не розпочато, йде виготовлення, закінчений).

Результатом калькуляції є перелік усіх витрат (матеріальних, трудових, постатейних) у кількісному й сумовому вираженні.

Розрахована фактична собівартість може бути деталізована до обсягу вихідних витрат незалежно від кількості переділів виробничого процесу. Такий аналіз істотно підвищує наочність і контроль обґрунтованості виконаного розрахунку собівартості.

Управління обладнанням і організація ремонтів

Підсистема забезпечує:

• ведення обліку обладнання і устаткування як об’єктів експлуатації, відслідковування включення одних об’єктів як частин інших
• переміщення об’єктів між підрозділами та матеріально відповідальними особами
• класифікацію об’єктів за ознаками спільності складу паспортних характеристик, показників напрацювання, видів ремонту, режимів експлуатації
• моніторинг стану об’єктів, а також належності та розташування
• формування та аналіз повної вартості володіння об’єктами експлуатації

У частині управління ремонтами за допомогою підсистеми можна вести довідник об'єктів ремонту, класифікувати їх за ознаками спільності складу паспортних характеристик, показників напрацювання, видів ремонту, режимів експлуатації.

У процесі експлуатації об'єктів в систему вводяться дані про напрацювання та виявлені дефекти. Реєстрація дефектів у журналі дає змогу проводити аналіз та організовувати проведення планових і позапланових ремонтних заходів.

Використовується поняття видів ремонтів, що визначають склад можливих робіт, які відбуваються з об'єктами експлуатації. Для видів ремонту в системі можна задати перелік використаних матеріалів і трудовитрат або сформувати перелік необхідних робіт.

Функціональність підсистеми надає можливість формувати графік ремонтно-профілактичної діяльності, який враховує, як зареєстровані дефекти, напрацювання, правила, так і непрогнозовані зовнішні обставини (позасистемні розпорядження).

Підсистема тісно інтегрована з підсистемою виробництва. Підтримується ремонтне виробництво в рамках загальних процесів планування і управління виробництвом. Об'єкти ремонту можуть бути пов’язані з робочими центрами. Водночас заплановані ремонти обладнання впливають на доступність цього обладнання для виробничого планування. Для проведення ремонтних робіт можуть бути задіяні будь-які виробничі ресурси.

Забезпечення ефективного використання активів підприємства:

• Підготовка, планування і контроль робіт із запобігання простоїв обладнання (планові огляди, виявлення відхилень на ранніх стадіях, попередження дефектів)
• Замовлення на технічне обслуговування може формуватися як за даними нормативної інформації та зафіксованим обсягом напрацювання, так і у зв’язку з нагальною потребою
• Єдина система забезпечення ресурсних потреб ремонтної та виробничої діяльності

Управління продажами та відносинами з клієнтами

Підсистема забезпечує управління повним циклом від керування взаємодією з потенційними клієнтами та підготовки комерційних пропозицій до доставки придбаної продукції і товарів в офіс замовника і включає:

• формування стратегії відносин із партнерами
• бізнес-процеси взаємодії з клієнтами та моніторинг їхнього проходження
• досьє клієнта, партнера та ведення історії контактів
• карти лояльності, аналіз лояльності клієнтів
• роботу з претензіями
• ABC-аналіз, XYZ-аналіз, BCG-аналіз
• розширений аналіз показників роботи менеджерів
• управління ефективністю процесів продажів та угод із клієнтом
• воронку продажів
• потужну підсистему ціноутворення з ієрархією видів цін, гнучким налаштуванням знижок та націнок
• гнучкі інструменти формування прайс-листів з інформацією про залишки товарів
• використання регламентованих процесів продажів, бізнес-процесів управління складними продажами
• розширене управління замовленнями клієнтів, типові та індивідуальні правила продажу, угоди та моніторинг їхнього виконання
• управління торговими представниками
• управління продажами з передачею товарів на відповідальне зберігання
• імовірнісне оцінювання прогнозу продажів
• роздільний облік за партнерами (управлінський облік) і контрагентами (регламентований облік)
• автоматичний контроль ліміту заборгованості
• інвентаризацію взаєморозрахунків
• моніторинг та класифікацію простроченої заборгованості за набором параметрів
• розширені інструменти для формування статистичної та аналітичної звітності за станом взаєморозрахунків

Управління продажами тісно пов’язане з іншими підсистемами «BAS ERP».

Підсистема містить у собі робоче місце «Помічник продажів» призначене для швидкого оформлення продажів, зокрема, створення необхідних документів інформаційної бази та підготовки комплекту друкованих форм для клієнта. Робоче місце оснащене зручними інструментами:

• реєстрації нових клієнтів із визначенням для них умов продажу
• ідентифікації раніше зареєстрованих клієнтів (швидкий пошук за картою лояльності, перегляд історії продажів, досьє, заборгованості, умов продажу)
• формування замовлень клієнтів, замовлень на передачу товарів на відповідальне зберігання, документів передачі на відповідальне зберігання
• створення заявок на повернення товарів від клієнта
• створення рахунків на оплату
• оформлення довіреностей
• підбору товарів за сегментом номенклатури
• прогнозування рекомендованої кількості продажів клієнту
• контролю мінімальної суми замовлення в рамках механізму відхилень від умов продажу

Доставка та перевезення

Робоче місце «Доставка» призначене для зручного оперативного управління внутрішньофірмовими перевезеннями, доставкою клієнтам та доставкою від постачальників силами власного транспортного підрозділу або зовнішнього перевізника. Завдання на перевезення формуються з урахуванням зони доставки, порядку проїзду адрес доставки, а також з урахуванням вантажопідйомності транспортного засобу. З робочого місця формується друкована форма маршрутного листа, етикетки на товари, що доставляються та весь необхідний комплект документів, які повинні бути передані клієнту або перевізнику.

Самообслуговування клієнтів

Для надання клієнтам зручного сервісу створення замовлень та аналізу їхнього виконання призначено спеціальний інтерфейс самообслуговування, який надає можливість:

• редагувати контактну і юридичну інформацію клієнта про себе
• формувати замовлення та претензії і бачити їхній стан по мірі обробки компанією
• друкувати документи з відвантаження
• бачити заборгованість з оплати замовлень та відвантажень
• формувати плани закупівель (продажів постачальника), звіти комісіонера

Управління закупівлями

Підсистема забезпечує менеджерів, відповідальних за постачання, інформацією, яка необхідна для своєчасного прийняття рішень про поповнення запасів ТМЦ, для зниження витрат на закупівлі та чіткої організації взаємодії з постачальниками.

Функціональність підсистеми включає:

• оперативне планування закупівель на підставі планів продажів, планів виробництва й невиконаних замовлень
• реєстрацію та аналіз виконання додаткових умов в договорах із фіксованими номенклатурними позиціями, обсягами й термінами поставок
• використання різних схем приймання товарів від постачальників, зокрема, приймання товарів на реалізацію і отримання давальницької сировини й матеріалів
• оформлення невідфактурованих поставок із використанням складських ордерів або з оформлення купівель товарів «Невідфактуровані поставки» за ціною вказаною в договорі з подальшим коригуванням ціни в разі необхідності
• аналіз потреб складу і виробництва в товарах, готовій продукції та матеріалах
• забезпечення потреб шляхом формування:
• замовлень постачальникам
• замовлень на переміщення
• замовлень на збирання/розбирання
• замовлень на виробництво
• замовлень переробникам
• контроль виконання замовлень постачальниками та переробниками
• розрахунок потреб з урахуванням планових термінів поставки й інтервалу між поставками
• автоматичний розрахунок рекомендацій із підтримання запасів і статистики споживання товарів:
• регламентним завданням відповідно до налаштованого розкладу
• фоновим завданням (розрахунок виконується при завданні відбору за складом у рамках робочого місця з настройки підтримання запасів)
• наскрізний аналіз та встановлення взаємозв’язків між замовленнями клієнтів і замовленнями постачальникам
• аналіз наслідків, до яких може призвести невиконання замовлень постачальниками (до зриву якого клієнтського замовлення може призвести недопоставка товарів або матеріалів)
• планування закупівель з урахуванням прогнозованого рівня складських запасів і зарезервованих ТМЦ на складах
• підбір оптимальних постачальників товару за їхньою надійністю, історією поставок, критеріями терміновості виконання замовлень, запропонованими умовами доставки, територіальними або іншим довільним ознаками та автоматичне формування замовлень для них
• складання графіків поставок і графіків платежів

Основні переваги для реалізації закупівельної політики компанії:

• управління закупівельною діяльністю
• бізнес-процеси складних закупівель
• контроль умов поставок
• розширений аналіз і вибір постачальників за цінами й умовами
• формування повної вартості придбання ТМЦ
• контроль і аналіз забезпечення потреб у номенклатурі

Управління складом і запасами

Для управління складом може застосовуватися схема ордерного складського обліку. Схема ордерного складу може включатися для операцій відвантаження і надходження незалежно. Складські ордери виписуються тільки на підставі документів-розпоряджень, якими можуть бути замовлення або накладні. Ведеться облік отриманих, але невиконаних розпоряджень; технологія роботи складу може будуватися цілком «від електронних розпоряджень».

У підсистемі передбачено адресне зберігання товарів, тобто ведення залишків товарів у розрізі «місць зберігання» (комірок, полиць, стелажів), та упаковок товару. Система дозволяє управляти розкладкою товару по місцях зберігання під час надходження, складанням із місць зберігання під час відвантаження, переміщенням і розукомплектуванням товару. Алгоритми, що закладені в програму, автоматично підбирають оптимальні місця зберігання під час розміщення та збирання, стежать за відсутністю колізій у разі великої інтенсивності складських операцій.

Підсистема надає можливість створювати різні робочі зони для оптимального доступу до складських комірок і визначати порядок обходу складських комірок, наприклад, робочі зони для роботи автонавантажувача і для ручного відбору товарів співробітником складу. Під час відбору товарів можна задати різні стратегії відбору для оптимізації розміщення товарів у комірках. Наприклад, у разі відбору товарів звільняти насамперед ті комірки, де товар зберігається в мінімально достатньому обсязі. Це дасть змогу звільнити комірки для розміщення новоприбулих товарів. Механізм запобіжного підживлення комірок адресного складу (приміщення) допомагає пришвидшити відбирання під час відвантаження товарів зі складу. Підтримується довідкова прив’язка місць зберігання товару.

Забезпечується автоматичне створення завдань на переміщення товарів між комірками регламентним завданням із метою усунення таких проблем:

• в зоні зберігання невідокремлених товарів лежать відокремлені товари
• в зоні зберігання відокремлених товарів лежать невідокремлені товари
• в зоні зберігання відокремлених товарів в одній комірці лежать товари під різні призначення

Реалізовано багатокроковий процес інвентаризації товару, що включає формування наказів на інвентаризацію та розпоряджень на перерахування залишків у місцях зберігання, роздільне відображення надлишків і нестач в оперативному та фінансовому обліку.

Реалізована можливість приймати/відвантажувати товар, якщо його кількість за накладною перевищує кількість за розпорядженням (замовленням), але є в межах допустимого відхилення.

У випадку оформлення повернення раніше відвантажених, але не прийнятих одержувачем товарів, забезпечується автоматичне заповнення кількості товарів. Заповнення кількості виконується за даними фактичного відвантаження товарів.

Підтримується велика кількість типів упаковки, зокрема «товарне місце» для обліку товарів, які поставляються декількома товарними місцями (наприклад, складові частини шафи на складі зберігаються в різних комірках).

Основні переваги і особливості функціональності:

• Складна ієрархічна структура складів
• Управління адресним складом
• Відокремлений облік за замовленнями — резервування потреб
• Мобільні робочі місця працівників складів
• Облік багатооборотної тари
• Облік товарів неналежної якості
• Облік серій, термінів придатності
• Управління інвентаризацією товарів
• Статистичний аналіз запасів, зберігання результатів ABC/XYZ аналізу
• Розрахунок прогнозованого попиту
• Облік товарів на складах з урахуванням термінів придатності
• Управління доставкою
• Аналіз очікуваних змін залишків на складах за допомогою товарного календаря

Придбання

Поширення і впровадження програмних продуктів «BAS ERP» ведеться тільки членами Всеукраїнської громадської організації «Спілка автоматізаторів бізнесу» (САБ) (див. Докладніше http://unionba.com.ua/), які мають статус «Центр ERP» або «Кандидат в центри ERP».

Для придбання продукту «BAS ERP» користувачеві необхідно заповнити, підписати і подати заявку члену САБ за єдиною формою (бланк заявки можна завантажити тут).

Продукт «BAS ERP. Ліцензія для дочірніх  підприємств і філій» не є самостійним. Він може бути придбаний тільки за умови, що організація раніше придбала продукт «BAS ERP» і оформила договір ІТС. Для придбання продукту «BAS ERP. Ліцензія для дочірніх  підприємств і філій» використовується окрема форма заявки на поставку (бланк заявки можна завантажити тут).

Порядок ліцензування

Розширення кількості автоматизованих робочих місць здійснюється придбанням клієнтських ліцензій на платформу (на 1, 5, 10, 20, 50, 100, 300, 500 робочих місць).
      
Для роботи у варіанті клієнт-сервер необхідно придбати ліцензію на використання сервера платформи.
      
Звертаємо увагу, сервер МІНІ на 5 підключень рекомендується використовувати для віддаленої, а не для основної інформаційної бази.

Зареєстровані користувачі програмного продукту «BAS ERP», що мають діючий договір ІТС, можуть замінити програмний захист основної поставки на апаратний.

Для заміни необхідно заповнити заявку (бланк заявки можна завантажити тут) і передати обслуговуючій компанії, яка є членом САБ. Заміна типу захисту платна.

Звертаємо увагу! Програмний продукт «BAS ERP. Ліцензія для дочірніх  підприємств і філій» дозволяє використовувати прикладне рішення «BAS ERP» в локальній мережі зазначеного в реєстраційній картці юридичної особи або філії. Клієнтські ліцензії і ліцензії на сервер, необхідні для роботи програмного продукту, в поставку товару не входять і купуються окремо.

Сервісне обслуговування

Підтримка зареєстрованих користувачів програмних продуктів «BAS ERP» здійснюється Лінією консультацій при наявності договору Інформаційно-технологічного супроводу (ІТС).

При покупці будь-якої програми для автоматизації бізнесу (крім базових версій) користувачі мають право на пільговий період доступу до Інформаційної системи ІТС:

• три місяці доступу до Інформаційної системи ІТС без додаткової оплати;
• чотири місяці доступу до Інформаційної системи ІТС без додаткової оплати при оформленні доступу на 12 місяців за ціною 8 місяців (схема 8 + 4).

Сервісне обслуговування по лінії ІТС включає:

• послуги лінії консультацій по телефону та електронною поштою:
  • за телефонами +38 (044) 222-72-10, +38 (044) 222-72-45,
  • електронній пошті: hotline@bas-soft.eu.
• отримання оновлення платформи BAF і прикладних рішень BAS на сайті https://dl.bas-soft.eu
• корисні сервіси, сучасні технології, перевірені рішення і нові можливості на сайті підтримки користувачів  https://portal.bas-soft.eu/ ;
• цілодобовий доступ до офіційного інтернет-ресурсу https://its.bas-soft.eu/ , що містить методичні матеріали по налаштуванню і експлуатації системи, різноманітні консультації.

Оновлення платформи BAF і прикладних рішень BAS публікуються на сайті https://dl.bas-soft.eu. Доступ на сайт здійснює за логіном і паролем доступу на Портал ІТС.

Після закінчення періоду безкоштовного сервісного обслуговування для продовження отримання перерахованих послуг, а також послуг партнерів по супроводу даного продукту, необхідно оформити платну підписку на ІТС.