BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях

Программа «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» предназначена для автоматизации управления и учета на предприятии жилищно-коммунальной сферы любой организационной формы. Позволяет организовать единую информационную систему для управления разными аспектами его деятельности.

Программа «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» предназначена для ведения только управленческого учета. Для ведения бухгалтерского и налогового учета рекомендуется приобрести программу «BAS Бухгалтерія». Для общего использования с этой программой в прикладном решении реализован обмен данными на уровне документов.

Управленческий учет ведется по данным, зафиксированным в документах. Факт осуществления операций вводится один раз и получает в дальнейшем отражение в разных разделах управленческого учета с формированием необходимой отчетности.

Система имеет возможность регистрации и формирования первичных документов хозяйственной деятельности предприятия: финансовых, складских и тому подобное.

Электронные аналоги бумажных документов позволяют в понятной форме регистрировать хозяйственные операции в системе.

Аналитические отчеты, имеющиеся в прикладном решении, позволяют пользователям получать информацию по всем разрезам учета.

Пользователь может самостоятельно задавать (настраивать) уровень детализации и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой разрешимых заданий, а также формировать собственные варианты настройки отчетов.

Программа имеет следующие основные функциональные возможности:

• Автоматизация расчета стоимости каждой из предоставляемых потребителям услуг в соответствии с действующими тарифами, норм и условий, влияющих на результаты вычислений;
• Корректировка стоимости каждой предоставленной потребителю услуги при наличии льгот и субсидий у потребителя;
• Регистрация сумм взаиморасчетов с потребителями услуг по каждой из предоставляемых услуг с учетом льгот и субсидий;
• Определение сумм денежных средств, подлежащих возмещению управляющей организации государственных структур, компенсирующими расходы управляющей организации, связанные с предоставлением льгот и субсидий;
• Учет сумм взаиморасчетов по каждой из предоставленных услуг с государственными структурами, компенсирующими расходы управляющей организации, связанные с предоставлением льгот и субсидий;
• Формирование печатных форм квитанций на оплату потребителям услуг;
• Учет полученных денежных средств от потребителей услуг;
• Учет полученных денежных средств от государственных структур, компенсирующих расходы управляющей организации, связанные с предоставлением льгот и субсидий;
• Анализ состояния взаиморасчетов с потребителями услуг;
• Анализ состояния взаиморасчетов с ответственными государственными структурами.

Функциональные возможности

Быстрое начало работы

Для быстрого начала работы с прикладным решением предназначена специальная обработка, состоящая из десяти разделов. Номера подразделов определяют последовательность работы с ними: завершив работу в первом разделе, следует переходить ко второму и т. д.

Обработка включает следующие разделы:

• Параметры учета;
• Информация об организации;
• Здания;
• Объекты лицевых счетов;
• Услуги;
• Льготы;
• Тарифы;
• Список физических лиц;
• Лицевые счета;
• Ввод начальных остатков.

Лицевые счета

«BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» обеспечивает поддержку любых операций, связанных с лицевыми счетами.

Лицевой счет в прикладном решении — это свод данных, содержащий информацию, необходимую для расчета стоимости ЖКУ, предоставляемых владельцам лицевого счета управляющей организацией.

Для каждого лицевого счета устанавливаются следующие характеристики:

• Объект лицевого счета: квартира, часть квартиры, офис, паркинг и т. д.;
• Характеристики объекта лицевого счета: общая, дополнительная, жилая, отапливаемая площадь;
• Ответственный владелец: лицо, на которое оформлен лицевой счет;
• Количество лиц, проживающих и зарегистрированных на территории объекта лицевого счета;
• Список услуг, предоставляемых управляющей организацией владельцу лицевого счета (и членам его семьи);
• Способ определения объема потребления для каждой услуги: по нормам или по приборам учета;
• Паспортный стол с уточняющей информацией по каждому потребителю услуг, с долей собственности и по степени родства;
• Приборы учета для определения объемов потребления услуг;
• Уточняющая информация для определения объемов потребления услуг из норм;
• Тарифы на оказываемые услуги;
• Льготы, предоставляемые ответственному владельцу лицевого счета и членам его семьи;
• Субсидии, предоставляемые владельцу лицевого счета и членам его семьи.
• Региональные субсидии, предоставляемые владельцу лицевого счета и членам его семьи.

Приборы учета

«BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» обеспечивает поддержку следующих операций, связанных с приборами учета:

• Ведение списка приборов учета;
• Регистрация технических характеристик приборов учета;
• Закрепление приборов по лицевым счетам с указанием начальных показаний;
• Отключение приборов учета;
• Ежемесячная регистрация показаний приборов учета;
• Регистрация демонтажа приборов для проверки;
• Регистрация монтажа приборов после проверки.

Начисления и взаиморасчеты

В этом разделе производится расчет и корректировка стоимости ЖКУ, предоставляемых потребителям в течение месяца, выписка квитанций на оплату этих услуг, учет получения денежных средств за оказанные услуги и анализ состояния взаиморасчетов с потребителями услуг, поставщиками и фондами.

В разделе осуществляются такие операции:

• ежемесячные начисления по лицевым счетам;
• пересчет по лицевым счетам за предыдущие месяцы;
• выполнение разовых начислений по лицевым счетам;
• выполнение распределения дополнительных начислений;
• начисление пени по лицевым счетам.

В разделе также можно регистрировать движение денежных средств:

• поступления безналичных денежных средств от ответственных владельцев лицевых счетов и фондов;
• оплату наличными денежными средствами поставщикам;
• поступления наличных денежных средств от ответственных владельцев лицевых счетов.

Запасы

 «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» автоматизирует такие бизнес-процессы с запасами:

• количественный учет запасов на различных складах предприятия;
• покупка услуг ЖКХ у поставщиков;
• покупка других услуг у поставщиков.

Под запасами подразумеваются расходные материалы, запасные части и инструменты, используемые при устранении неисправностей на техническом оборудовании потребителей услуг и при проведении плановых ремонтов жилых комплексов.

Аварийно-диспетчерская служба

«BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» обеспечивает учет взаимодействия между потребителями услуг и управляющей организацией:

• Проведение плановых ремонтов объектов жилого и нежилого фонда;
• Устранение аварийных ситуаций на техническом оборудовании потребителей.

Предусмотрены возможности выполнения ремонтных работ и устранение неисправностей по конкретному лицевому счету или зданию в целом.

В разделе Аварийно-диспетчерская служба выполняется:

• Регистрация заявки потребителя услуг;
• Уточнение потребностей заявителя;
• Определение специалистов, которые будут выполнять работы;
• Согласование со специалистами потребности в запасах, необходимых для выполнения работ;
• Определение наличия нужных запасов и обращения в службу поставки с заявлением о необходимости их закупки;
• Постановка задачи исполнителям на выполнение работ;
• Регистрация подтверждения исполнителя о проделанной работе и использованных запасах;
• Регистрация подтверждение от заявителя информации: об использованных материалах, о времени, потраченном специалистами, а также его оценка качества выполненных работ;
• Оформление документов для службы начислений и взаиморасчетов, отражающие стоимость выполненных работ и израсходованных материалов в отпускных ценах;
• Анализ заявок.

Паспортный стол

Раздел предназначен для создания рабочей среды специалиста, выполняющего функции работника паспортного стола.

Раздел является автономным: информация, которая накапливается в разделе, никак не используется в других разделах учета.

В программе автоматизированы следующие операции:

• Ведение списка физических лиц, нуждающихся в регистрации;
• Первичная регистрация ответственного владельца лицевого счета. Оформление и печать учетной формы А1 ответственного владельца лицевого счета;
• Первичная регистрация членов семьи собственника лицевого счета. Печать измененной учетной формы А1 владельца лицевого счета;
• Внесение данных об изменениях формы А1. Печать измененной учетной формы А1 владельца лицевого счета;
• Снятие с регистрации физических лиц. Печать измененной учетной формы А1 владельца лицевого счета.

Голосование потребителей услуг

В «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» автоматизирована подготовка и проведение общего собрания собственников, подсчет результатов голосований, хранения истории собраний и голосований.

Процесс организации собрания голосования состоит из следующих этапов:

• Определение правил, при соблюдении которых результаты голосования вступают в законную силу;
• Подготовка к проведению голосования;
• Регистрация факта проведения собрания;
• Анализ результатов голосования.

В системе подготовка к проведению Голосования заключается в формировании списка вопросов, которые выносятся на голосование. Вопрос, вынесенный на Голосование, может быть Организационным и не иметь материальной стоимости. Для каждого вопроса, кроме наименования, назначается его Расширенное описание, которое может включать любую информацию, например, срок выполнения, состав плательщиков, сроки оплаты, стоимость и т. п.

Результатом подготовки к проведению собрания является:

• Печатная форма объявления, причем по каждому вопросу, который выносится на голосование, создается отдельная форма. В форме указывается вопрос, время и место голосования, состав участников;
• Печатная форма протокола голосования, в который заносится информация о результатах поименного голосования;
• Печатная форма именного бюллетеня для голосования.

Управление взаимодействиями

«BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» предоставляет набор функций для управления взаимодействиями.

В разделе размещены основные настройки для таких инструментов:

• Telegram бот;
• Сайт ЖКХ;
• SMS сообщения.

Настройка Telegram бота выполняется в несколько этапов:

• Настройка связи с «Telegram»;
• Создание нового пользователя;
• Управление пользователями Telegram;
• Настройка клавиатур Telegram.

Telegram бот используется для связи с ответственными владельцами личных счетов. Ответственные владельцы смогут просматривать информации по задолженности, показания приборов учета и получаемые сообщения по внесению оплаты по лицевым счетам.

Настройка и администрирование

«BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» предоставляет набор сервисных функций, связанных с работой программного продукта.

В разделе устанавливаются основные настройки системы.

Кроме того, в разделе поддерживается:

• Регистрация пользователей, назначение им ролей и прав;
• Анализ работы пользователей с использованием журнала регистрации;
• Просмотр списка активных пользователей;
• Обмен данными;
• Полнотекстовый поиск объектов;
• Удаление помеченных объектов;
• Установка дат запрета изменения данных;
• Резервное копирование информационной базы;
• Обновление программы;
• Восстановление информационной базы.

Порядок лицензирования

Решения «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» являются защищенными и содержат фрагменты кода, не подлежащие изменению пользователем, имеют защиту от несанкционированного использования. При этом реализован принцип максимальной открытости кода для обеспечения возможности адаптации продукта под нужды конечных пользователей.

Для расширения количества объектов ЖКХ, для которых в программе можно вести учет, необходимо докупить дополнительные отраслевые лицензии «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» на соответствующее количество домов.

Расширение количества автоматизированных рабочих мест осуществляется приобретением клиентских лицензий на платформу (на 1, 5, 10, 20, 50, 100, 300, 500 рабочих мест). Количество приобретаемых лицензий на использование определяется исходя из потребности в максимальном количестве одновременно работающих пользователей с конфигурацией.

Для работы в варианте клиент-сервер необходимо приобрести лицензию на использование в серверном варианте.

Замена типа защиты для прикладного решения «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» не предусмотрена.

Обращаем внимание, что продукты «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях. Комплект для переходу 10» и «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях. Комплект для переходу 50» хотя и позволяют вести учет для нескольких (10 или 50) домов, но работают только на одном рабочем месте. При необходимости использования указанных программ на нескольких рабочих местах следует, после совершения льготного апгрейда, приобрести необходимое количество клиентских лицензий на дополнительные рабочие места (на 1, 5, 10, 20, 50, 100, 300, 500).

Сервисное обслуживание

Сервисное обслуживание прикладного решения «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» и поддержка пользователей в части работы с платформой осуществляется по договору Информационно-технологического сопровождения (ИТС) с активным сервисом ИТС Отраслевой 1-й Категории.

При покупке любой программы для автоматизации бизнеса (кроме базовых версий) пользователи имеют право на льготный период доступа к Информационной системе ИТС:

• три месяца доступа к Информационной системе ИТС без дополнительной оплаты;
• четыре месяца доступа к Информационной системе ИТС без дополнительной оплаты при оформлении доступа на 12 месяцев по цене 8 месяцев.

Сервисное обслуживание по линии ИТС включает:

• услуги линии консультаций по телефону и электронной почте:
  • Поддержка в части платформы осуществляется Линией консультаций: телефон +38 (044) 222-72-10, +38 (044) 222-72-45, электронная почта hotline@bas-soft.eu.
  • Поддержка в части конфигурации «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях»: телефон +38 (048) 706-00-27, электронная почта BASosbb@hvoya.com.ua.
• получение обновлений платформы и прикладных решений BAS публикуются на сайте https://dl.bas-soft.eu;
• круглосуточный доступ к официальному интернет-ресурсу https://its.bas-soft.eu/, содержащего методические материалы по настройке и эксплуатации системы, разнообразные консультации.

По окончании периода бесплатного сервисного обслуживания для продолжения получения перечисленных услуг, а также услуг партнеров по сопровождению данного продукта, необходимо оформить платную подписку на ИТС и на сервис ИТС Отраслевой.