BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях

Програма «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» призначена для автоматизації управління і обліку на підприємстві житлово-комунальної сфери будь-якої організаційної форми. Дозволяє організувати єдину інформаційну систему для управління різними аспектами його діяльності.

Програма «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» призначена для ведення тільки управлінського обліку. Для ведення бухгалтерського та податкового обліку рекомендується придбати програму «BAS Бухгалтерія». Для спільного використання з цією програмою в прикладному рішенні реалізований обмін даними на рівні документів.

Управлінський облік ведеться за даними, зафіксованими в документах. Факт здійснення операцій вводиться один раз і отримує надалі відображення в різних розділах управлінського обліку з формуванням необхідної звітності.

Система має можливість реєстрації та формування первинних документів господарської діяльності підприємства: фінансових, складських тощо.

Електронні аналоги паперових документів дозволяють в зрозумілій формі реєструвати господарські операції в системі.

Аналітичні звіти, наявні в прикладному рішенні, дозволяють користувачам отримувати інформацію за всіма розрізами обліку.

Користувач може самостійно задавати (налаштовувати) рівень деталізації і критерії відбору даних в звітах відповідно до специфіки завдань, що вирішуються, а також формувати власні варіанти налаштування звітів.

Програма має такі основні функціональні можливості:

• Автоматизація обчислення вартості кожної з наданих споживачам послуг відповідно до діючих тарифів, норм та умов, що впливають на результати обчислень;
• Коригування вартості кожної наданої споживачеві послуги за наявності пільг і субсидій у споживача;
• Реєстрація сум взаєморозрахунків із споживачами послуг з кожної з наданих послуг з урахуванням пільг і субсидій;
• Визначення сум грошових коштів, що підлягають відшкодуванню керуючій організації державними структурами, компенсуючими витрати керуючої організації, які пов’язані з наданням пільг і субсидій;
• Облік сум взаєморозрахунків за кожною з наданих послуг із державними структурами, компенсуючими витрати керуючої організації, які пов’язані з наданням пільг і субсидій;
• Формування друкованих форм квитанцій на оплату споживачам послуг;
• Облік отриманих грошових коштів від споживачів послуг;
• Облік отриманих грошових коштів від державних структур, компенсуючих витрати керуючої організації, які пов’язані з наданням пільг і субсидій;
• Аналіз стану взаєморозрахунків із споживачами послуг;
• Аналіз стану взаєморозрахунків з відповідальними державними структурами.

Функціональні можливості

Швидкий початок роботи

Для швидкого початку роботи з прикладним рішенням призначена спеціальна обробка, яка складається з десяти розділів. Номери підрозділів визначають послідовність роботи з ними: завершивши роботу в першому розділі, слід переходити до другого тощо.

Обробка містить такі розділи:

• Параметри обліку;
• Інформація про організацію;
• Будівлі;
• Об'єкти особових рахунків;
• Послуги;
• Пільги;
• Тарифи;
• Список фізичних осіб;
• Особові рахунки;
• Введення початкових залишків.

Особові рахунки

«BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» забезпечує підтримку будь-яких операцій, пов’язаних з особовими рахунками.

Особовий рахунок в прикладному рішенні — це зведення даних, що містить інформацію, що необхідна для розрахунку вартості ЖКП, які надаються власникам особового рахунку керуючої організацією.

Для кожного особового рахунку встановлюються такі характеристики:

• Об'єкт особового рахунку: квартира, частина квартири, офіс, паркінг тощо;
• Характеристики об'єкту особового рахунку: загальна, додаткова, житлова, опалювана площа;
• Відповідальний власник: особа, на яку оформлений особовий рахунок;
• Кількість осіб, що мешкають і зареєстрованих, на території об'єкту особового рахунку;
• Список послуг, що надаються керуючою організацією, власникові особового рахунку (і членам його сім'ї);
• Спосіб визначення об'єму споживання для кожної послуги: за нормами або за приладами обліку;
• Паспортний стіл з уточнюючою інформацією за кожним споживачем послуг, з часткою власності та за ступенем спорідненості;
• Прилади обліку для визначення об'ємів споживання послуг;
• Уточнювальна інформація для визначення об'ємів споживання послуг з норм;
• Тарифи на послуги, що надаються;
• Пільги, що надаються відповідальному власникові особового рахунку і членам його сім'ї;
• Субсидії, що надаються власникові особового рахунку і членам його сім'ї.
• Регіональні субсидії, що надаються власникові особового рахунку і членам його сім'ї.

Прилади обліку

«BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» забезпечує підтримку наступних операцій, пов’язаних з приладами обліку:

• Ведення списку приладів обліку;
• Реєстрація технічних характеристик приладів обліку;
• Закріплення приладів за особовими рахунками зі вказівкою початкових свідчень;
• Відключення приладів обліку;
• Щомісячна реєстрація показань приладів обліку;
• Реєстрація демонтажу приладів для перевірки;
• Реєстрація монтажу приладів після перевірки.

Нарахування та взаєморозрахунки

В цьому розділі проводиться розрахунок і коригування вартості ЖКП, наданих споживачам впродовж місяця, виписка квитанцій на оплату цих послуг, облік отримання грошових коштів за надані послуги і аналіз стану взаєморозрахунків із споживачами послуг, постачальниками і фондами.

У розділі здійснюються такі операції:

• щомісячні нарахування за особовими рахунками;
• перерахунок за особовими рахунками за попередні місяці;
• виконання разових нарахувань за особовими рахунками;
• виконання розподілу додаткових нарахувань;
• нарахування пені за особовими рахунками.

У розділі також можна реєструвати рух грошових коштів:

• надходження безготівкових грошових коштів від відповідальних власників особових рахунків і фондів;
• оплату готівковими грошовими коштами постачальникам;
• надходження готівкових грошових коштів від відповідальних власників особових рахунків.

Запаси

 «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» автоматизує такі бізнес-процеси із запасами:

• кількісний облік запасів на різних складах підприємства;
• купівля послуг ЖКГ у постачальників;
• купівля інших послуг у постачальників.

Під запасами мається на увазі витратні матеріали, запасні частини і інструменти, які використовуються при усуненні несправностей на технічному обладнанні споживачів послуг і при проведенні планових ремонтів житлових комплексів.

Аварійно-диспетчерська служба

«BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» забезпечує облік взаємодії між споживачами послуг і керуючою організацією:

• Проведення планових ремонтів об'єктів житлового і нежитлового фонду;
• Усунення аварійних ситуацій на технічному обладнанні споживачів.

Передбачені можливості щодо виконання ремонтних робіт та усуненню несправностей за конкретним особовим рахунком або за будівлею в цілому.

У розділі Аварійно-диспетчерська служба виконується:

• Реєстрація заявки споживача послуг;
• Уточнення потреб заявника;
• Визначення фахівців, які виконуватимуть роботи;
• Узгодження з фахівцями потреби в запасах, необхідних для виконання робіт;
• Визначення наявності потрібних запасів і звернення до служби постачання із заявою про необхідність їх закупівлі;
• Постановка завдання виконавцям на виконання робіт;
• Реєстрація підтвердження виконавця про виконану роботу і використані запаси;
• Реєстрація підтвердження від заявника інформації: про використані матеріали, про час, витрачений фахівцями, а також його оцінка якості виконаних робіт;
• Оформлення документів для служби нарахувань і взаєморозрахунків, що відображають вартість виконаних робіт і витрачених матеріалів у відпускних цінах;
• Аналіз стану заявок.

Паспортний стіл

Розділ призначений для створення робочого середовища фахівця, що виконує функції працівника паспортного столу.

Розділ є автономним: інформація, що накопичується в розділі, ніяк не використовується в інших розділах обліку.

У програмі автоматизовані наступні операції:

• Ведення списку фізичних осіб, що потребують реєстрації;
• Первинна реєстрація відповідального власника особового рахунку. Оформлення і друк облікової форми А1 відповідального власника особового рахунку;
• Первинна реєстрація членів сім'ї власника особового рахунку. Друк зміненої облікової форми А1 власника особового рахунку;
• Внесення даних про зміни форми А1. Друк зміненої облікової форми А1 власника особового рахунку;
• Зняття з реєстрації фізичних осіб. Друк зміненої облікової форми А1 власника особового рахунку.

Голосування споживачів послуг

В «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» автоматизована підготовка і проведення загальних зборів власників, підрахунок результатів голосувань, зберігання історії зборів і голосувань.

Процес організації зборів голосування складається з наступних етапів:

• Визначення правил, при дотриманні яких результати голосування набувають законної сили;
• Підготовка до проведення голосування;
• Реєстрація факту проведення зборів;
• Аналіз результатів голосування.

У системі підготовка до проведення голосування полягає у формуванні списку питань, що виносяться на голосування. Питання, що виноситься на голосування, може бути організаційним і не мати матеріальної вартості. Для кожного питання, окрім найменування, призначається його розширений опис, який може включати будь-яку інформацію, наприклад, термін виконання, склад платників, терміни оплати, вартість тощо.

Результатом підготовки до проведення зборів є:

• Друкована форма оголошення, причому з кожного питання, виноситься на голосування, створюється окрема форма. У формі вказується питання, час і місце голосування, склад учасників;
• Друкована форма протоколу голосування, в який заноситься інформація про результати поіменного голосування;
• Друкована форма іменного бюлетеня для голосування.

Управління взаємодіями

«BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» надає набір функцій для управління взаємодіями. 

У розділі розміщені основні налаштування для таких інструментів:

• Telegram бот;
• Сайт ЖКГ;
• SMS повідомлення.

Налаштування Telegram бота виконується в декілька етапів:

• Налаштування зв’язку з «Telegram»;
• Створення нового користувача;
• Управління користувачами Telegram;
• Налагодження клавіатур Telegram.

Telegram бот використовується для зв’язку з відповідальними власниками особових рахунків. Відповідальні власники матимуть змогу переглядати інформації по заборгованості, показань приладів обліку та отримувані повідомлень по внесенню оплати по особовим рахункам.

Налаштування та адміністрування

«BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» надає набір сервісних функцій, пов’язаних з роботою програмного продукту.

У розділі встановлюються основні налаштування системи.

Крім того, в розділі підтримується:

• Реєстрація користувачів, призначення їм ролей і прав;
• Аналіз роботи користувачів з використанням журналу реєстрації;
• Перегляд списку активних користувачів;
• Обмін даними;
• Повнотекстовий пошук об'єктів;
• Видалення помічених об'єктів;
• Встановлення дат заборони зміни даних;
• Резервне копіювання інформаційної бази;
• Оновлення програми;
• Відновлення інформаційної бази.

Порядок ліцензування

Рішення «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» є захищеними і містять фрагменти коду, які не підлягають зміні користувачем, мають захист від несанкціонованого використання. При цьому реалізований принцип максимальної відкритості коду для забезпечення можливості адаптації продукту під потреби кінцевих користувачів.

Для розширення кількості об'єктів ЖКГ, для яких в програмі можна вести облік, необхідно докупити додаткові галузеві ліцензії «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» на відповідну кількість будинків.

Розширення кількості автоматизованих робочих місць здійснюється придбанням клієнтських ліцензій на платформу (на 1, 5, 10, 20, 50, 100, 300, 500 робочих місць). Кількість ліцензій на використання конфігурації і платформи визначається виходячи з потреби в максимальній кількості одночасно працюючих користувачів з конфігурацією.

Для роботи у варіанті клієнт-сервер необхідно придбати ліцензію на використання в серверному варіанті.

Заміна типу захисту для прикладного рішення «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» не передбачена.

Звертаємо увагу, що продукти «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях. Комплект для переходу 10» і «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях. Комплект для переходу 50» хоч і дозволяють вести облік для декількох (10 або 50) будинків, але працюють тільки на одному робочому місці. В разі потреби використання зазначених програм на кількох робочих місцях слід, після здійснення пільгового апгрейда, придбати необхідну кількість клієнтських ліцензій на додаткові робочі місця (на 1, 5, 10, 20, 50, 100, 300, 500).

Сервісне обслуговування

Сервісне обслуговування прикладного рішення «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» і підтримка користувачів в частині роботи з платформою здійснюється за договором інформаційно-технологічного супроводу (ІТС) з активним сервісом ІТС Галузевий 1-ї категорії.

При покупці будь-якої програми для автоматизації бізнесу (крім базових версій) користувачі мають право на пільговий період доступу до Інформаційної системи ІТС:

• три місяці доступу до Інформаційної системи ІТС без додаткової оплати;
• чотири місяці доступу до Інформаційної системи ІТС без додаткової оплати при оформленні доступу на 12 місяців за ціною 8 місяців.

Сервісне обслуговування по лінії ІТС включає:

• послуги лінії консультацій по телефону та електронною поштою:
  • Підтримка в частині платформи здійснюється Лінією консультацій: телефон +38 (044) 222-72-10, +38 (044) 222-72-45, електронна пошта  hotline@bas-soft.eu .
  • Підтримка в частині конфігурації «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях»: телефон +38 (048) 706-00-27, електронна пошта BASosbb@hvoya.com.ua .
• отримання оновлень платформи і прикладних рішень BAS публікуються на сайті  https://dl.bas-soft.eu ;
• цілодобовий доступ до офіційного інтернет-ресурсу  https://its.bas-soft.eu/ , що містить методичні матеріали по налаштуванню і експлуатації системи, різноманітні консультації.

Після закінчення періоду безкоштовного сервісного обслуговування для продовження отримання перерахованих послуг, а також послуг партнерів по супроводу даного продукту, необхідно оформити платну підписку на ІТС та на сервіс ІТС Галузевий.